会议记录是就某一事项召集有关人员研究决定时，对参会人员发表意见的书面记录，具有随意性。如果将会议记录、会议文件和会议活动的情况加工而成综合性材料，就形成了会议纪要。这是在一定范围或特定环境下形成的，具有决议的性质。日后查阅，对于了解当时的实际情况，有一定的历史价值和参考价值。新的《中华人民共和国审计法实施条例》第三十七条第三款明确将“对与审计事项有关的会议和谈话内容作出记录，或者要求被审计单位提供会议记录材料”列入了审计人员实施审计时的取证内容，足见会议记录在审计中的重要性。 一、有助于了解被审计单位财政、财务收支的真实情况 审计以被审计单位的书面会计资料或电子数据为基础，是经济活动发生后经人工整理形成的。如果审计人员一味地依赖这些资料，有时就不能全面真实地了解和掌握经济活动的本来面目，如起因、背景、结果等。对某项重大审计事项进行审计时，若借助于当时的会议记录或纪要，则便于了解该经济活动发生时的真实情况。如对某地方税务局审计时，发现该局领导有一辆崭新高级小轿车，但该单位经费支出账和固定资产账账面均未记载。随查阅与车辆有关的维修费、养路费等与汽车支出相关的票据，发现该车交纳的养路费户主为某民营企业的法人代表，该局领导称借用人家的车。审计人员推测该局领导所说可能与事实不符，但苦于没有证据。审计人员分析认为，这一重大支出，应该有会议记录或纪要。通过查阅该车费用开始支付以前的会议记录，发现该局曾在局长办公会上研究决定，擅自减免该企业税收，让该纳税单位购车顶缴税款由地税局享用的违法事实。 二、有助于发现大案要案线索 大案要案危害性大，隐蔽性较强，被审计单位往往通过变通收支票据，人为调节会计科目等手段，变违法为合法，审计账面会计资料难以发现。如果审查单位的会议记录，从这些日常记录中，容易找出一些被审计单位会计资料未反映的经济业务的蛛丝马迹，再进一步追查就能真相大白。如对某银行审计时，发现该行营业部刚装修一新，预计将耗资几十万元。而审计会计资料未发现大额修理费、固定资产等相关支出，同时上级行也未下达固定资产购置指标。该行领导称，是由上级行直接安排装修的，具体占用什么资金不清楚。审计人员借口查阅招投标方案及其相关的会议纪要，发现该行曾于上年底，召开了行长、会计、储蓄等有关领导参加的专题会议，决定将当年节余的手续费47.6万元虚列支出转入“小金库”，用于购买空调和装修营业部的费用以及请客送礼等原始资料记录。掌握这些证据后，该行不得不拿出自己隐藏多年的“小金库”，同时还发现了“小金库”的其他来源及其他重大违法事项。 三、有利于审计结果的正确认定及处理、处罚 审计结束后，往往根据被审计单位会计资料反映出来的问题认定其违纪性质，从而作出处理和处罚。但因对被审计单位经济业务发生时的背景不了解，单凭被审计单位人员自行其说，很难按照“三个有利于”的审计标准正确把握处理原则。因此，对某些审计结果，需通过查阅会议记录或纪要，才能作出正确结论。如某乡财政所返还某村奖励资金达37600元，领款人为该村党支部书记。审计人员随对该村财务进行了延伸审计，村财务账无该笔资金记录，会计称该款在支部书记手中。依照通常审计认定方法，初步认定该支书涉嫌贪污，应移送检察机关处理。为慎重起见，审计人员查阅了发放该资金时的乡政府会议记录。记录表明，根据乡党委、政府领导班子研究决定，为完成当时某项突击任务，规定对提前完成任务的村支部书记实行重奖，奖金归村支部书记个人所有。这一决定虽欠妥，但该支部书记的行为不能认定为贪污。从实际情况出发，审计组让其补缴了个人所得税8025元，并处以适当罚款。从而避免了错案的发生，未给当事人造成不良影响，也避免了审计风险。 四、有利于正确评价被审计单位及其领导干部的政绩 对被审计单位进行评价，一般情况下就会计资料的真实性、合规性、合法性进行评价，但这样不能体现全面性、综合性。特别是经济责任审计，还要根据组织部门的要求，对领导干部任期内的经济指标完成情况进行评价。如农民人均纯收入、国民生产总值、计划生育率等，这些对考核党政领导干部都是极其重要的指标，但会计资料无法反映，只能依靠单位上报的统计资料。一些领导干部为捞取政绩，故意虚报、瞒报上述指标，造成统计资料水分较大，给审计人员评价时带来风险。而单位汇总上报前，通常要开一个专题会，会议记录基本能够暴露出领导上报指标时的实际纵向情况和横向情况，以及要实现的所谓政绩目标，所以这一资料比较真实。如某乡政府为完成县政府考核目标，将各村上报的人均纯收入提高了300元，同时加重了农民负担。通过查阅乡政府会议记录就查明了上述问题。 五、有利于划分有关人员的责任 按照现行法规规定，对被审计单位的违法、违纪问题，要按问题的性质追究有关人员的责任。由于要追究个人责任，造成有关责任人之间往往相互推卸责任。如何正确划分有关人员主、次责任，使审计人员难下定论。如果找出研究问题时的会议记录或纪要，“主谋”、“决策者”、“被动执行者”，便一目了然。如今年国家三令五申中小学严禁超标准收费，但某学校对入校新生以“建校费”名义向每名新生收取1000元，高出国家规定标准600多元。该校被新闻媒体曝光后，上级责令审计等有关部门进行查处，并要追究有关人员的责任。按老百姓的说法，应该追究该校校长的责任。然而，审计人员通过调阅当地政府会议纪要，发现是县政府责令该校收取上述费用，以用于应由当地财政支付的该校以前年度的建校费，学校也是有口难言。故学校校长不是决策者，当地政府应负主要责任。
