巧妙利用业务数据抓住少计收入的小辫子

      在审计实践中，由于一些企业的收入数据量大，情况复杂，审计人员往往只能通过趋势分析，发现企业少计或多计收入的现象，但无法取得具体量化的审计证据，导致无法对此问题进行处理纠正。在总结多年经验的基础上，笔者发现企业许多销售业务数据都通过计算机管理，业务数据中有关货款结算时间的真实性要比财务数据高，审计人员可以利用业务数据中的货款结算时间与财务确认收入时间对比，来发现财务确认收入是否及时。本文以对某企业损益真实性审计为例，谈巧妙利用业务数据核查少计收入的方法。

      一、被审计单位基本情况

      某企业的计算机信息系统由财务管理系统和业务管理系统组成，其中财务管理系统由该单位财务部使用和维护，管理该单位的财务账；业务管理系统由该单位的业务部门使用和维护，管理该单位的图书和教材的发行工作。该单位的业务管理系统采用该单位和深圳某公司于1999年合作开发的图书发行管理系统和教材发行管理系统，分别对教材和图书的批发业务进行管理，后台为sql server数据库，业务数据达39GB之多。此次审计主要对业务数据中教材批发业务的教材托收数据表（DNOTE表）（485MB，约172多万条记录）进行审计。

      二、方法简析

      步骤一：在该单位的数据服务器中找到教材批发管理系统的后台数据库“BIMS”，备份至大容量活动硬盘，还原到审计人员的服务器中，经初步查看，数据量庞大且关系复杂，审计人员一边分析，一边向该单位索要该数据库的数据字典。因合作方为保护知识产权，未留下业务管理系统的数据字典。审计人员只能通过对表最后修改时间及数据量大小分析判断，初步锁定了几个表。同时，又经与该单位计算机管理员沟通确认，该单位所有教材批发管理的数据都储存在该数据库的“DNOTE”表中。审计人员对该表进行分析，发现有43个字段，重点关注与发货或货款回收相关的字段，通过分析字段名的含义和字段所记录的数据特点，发现其中有两个字段“CLSDATE”代表结算日期，“I-BAT”代表结算批次，而该单位业务主要是批发图书，不同批次图书的结算日期应该可以检验财务收入确认的时间是否及时。

      

      步骤二：在“现场审计实施系统AO”中打开该单位的“商品销售收入501”科目，分析发现其摘要中有大量的“托664批教材机制”等类似的内容，而此摘要对应的“贷方金额”正是确认的每批次图书的销售收入。审计人员初步判断摘要中的批次应该与业务数据的批次有关系。经分别询问财务人员和业务人员得知财务数据摘要中的“664批”与业务数据中的“IBAT”结算批次均代表教材批发的批次，至此审计人员就找到了业务数据与财务数据的关键关联纽带，为验证销售收入入账是否及时找到了可行的方法。

      步骤三：审计人员通过SQL语句将2004年最后一次结算图书的批次查找出来，语句如下：

      select distinct clsdate，ibat from dnote

      order by clsdate，ibat

      执行结果见表一，审计人员得出结论，2004年最后一次托收结算的批次号为“677”，即所有结算批次少于“677”的教材批发所对应的收入都应在2004年反映，在2005年的财务账中所有少于“677”结算批次的收入，均为2004年少计的收入。

      步骤四：在“现场审计实施系统AO”中打开“商品销售收入501”科目明细账，在摘要查询条件中输入“批”字（因为只输入“批”可以查出所有托收批次确认的收入记录，避免摘要不规范，出现漏查）。点击查询，将2004年所有按批次确认的收入检索出来。

      

      步骤五：将上述查询结果中批次少于等于677的664批、676批、677批、459批、607批的记账凭证调出来，在excel表中整理，见表二。

      经对原始凭证和相关人员做进一步调查取证，该单位本级2003年两季教材459批次和2004年两季教材607、664、676、677批次金额共计1086.04万元，应计入2004年的销售收入计入2005年，少计了收入，延压了国家税收。