利用后台数据库制作辅助账

      2010年初，我们在对某单位电子数据进行导入过程中，发现辅助账无法导入AO系统，而该单位的专项资金均以辅助账的形式核算。而对专项资金的审计又是此次审计的重点，因此我们只能从后台数据库寻求途径解决此问题。

      一、利用后台数据库制作辅助账的主要步骤与做法

      （一）取得并打开数据库

      审前调查中，我们得知该单位使用万能财务软件进行核算，版本为winner-2000网络版，财务软件备份情况为在服务器和负责人的电脑上备份。从负责人处拷贝该单位备份数据后，由于后台数据库为Access，将备份数据后缀名改为*.mdb，并向万能软件公司工作人员索取数据库密码后将数据库打开。

      （二）分析数据库

      对数据库里的表进行分析。首先寻找凭证表与科目表，发现该数据库的凭证表与科目表分别有2张，分别为Voucher表（凭证表）、VoucherDetail表（凭证明细表）与Account表（科目表）、AccountDaily表（科目发生额表）；涉及辅助账的表有2张，为Classl表（统计表1）、Department表（部门表）。以上共有6张表，对表名及表的字段名分析如下：

      1.Class1表——统计表1

      

      2.Department表——部门表

      

      3.Account表——科目表

      

      4.AccountDaily表——科目发生额表

      

      5.Voucher表——凭证表与VoucherDetail表——凭证明细表

      

      （三）导入SQL-Server并编写SQL语句

      将上述几张表导入SQL-Server数据库进行连接后发现，由于凭证表与科目表存在多对一的关系，连接会造成大量的数据重复，影响审计结果，所以最终只连接了4张表，未连接2张凭证表。

      编写的SQL语句如下：

      1.将科目表、科目发生额表与统计表1连接，生成临时表#t

      Select a.发生日期，d.科目编码，d.科目全称，b.统计编码，b.统计全称，a.部门号，a.借方金额，a.贷方金额

      into#t

      From AccountDaily a inner join Account d

      on a.凭证号=d.凭证号inner join Class 1 b

      on a.统计号=b.统计号

      2.将#t表与部门表连接，生成新表“科目统计表”

      select a.*，c.部门编码，c.部门全称

      into科目统计表

      from#t a

      left join dbo.Deoartment con

      a.部门号=c.lngDeoartmentID

      （由于按统计项目核算的项目资金不一定按部门核算，所以与部门表连接时要用外连接才能保证连接后数据的完整性）

      3.生成的新表如下：

      （四）将科目统计表导出为excel格式制作余额表与科目表（见图1）

      将生成的新表“科目统计表”导出为excel格式，发现该表中无期初余额与期末余额，通过观察并与电子账核对发现表中发生日期为2008年12月31日的借方或贷方金额即为2009年期初科目余额，发生日期为2009年的为本年发生额，期末余额可以根据上述数据计算得出。由于使用excel表查看存在不明确与不直观的问题，因此我们尝试以做好的“科目统计表”为基础，将统计账导入AO，使其能够以账目的直观形式展示，方便审计组的使用。

      利用科目统计表生成余额表与科目表：

      第一步，由上所述，我们利用电子表格的筛选功能，生成结余部分2009年期初余额。

      第二步，利用concatenate函数生成一套含有统计科目与统计编码的结余部分新科目表。

      第三步，Account表中的其余科目与新科目表对接，生成一套完整的科目表。明细科目含统计科目名称。如图2：

      （五）利用审计中间表制作凭证库

      1.利用原库表制作审计中间表，包含凭证时间、科目编码、科目名称、部门号、统计编码、统计科目、摘要、凭证号等关键字段。如图3：

      （统计编码和统计科目）