电子审计档案，一般是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的档案性审计文件。电子审计档案是审计机关办公自动化的产物，特别是“审计管理系统”和“现场审计实施系统”普及以来，审计文稿和项目资料都开始通过计算机方式来制作，这些电子文件都需要按照一定的规范要求，妥善地进行登记和归档，由此产生了大量的电子审计档案。目前，电子审计档案大致可以分为三种：行政类、业务类和其他类。 电子审计档案高度依赖于计算机系统，只有通过相应的硬件和软件才能识读，人不能直接阅读。如doc格式的审计取证单要用Word软件打开，xls格式的财务表格要用Excel软件打开，AO归档数据包要用AO阅读器打开等。 可以在不同类型的载体上进行传递，如从硬盘拷入优盘，或刻录成光盘，甚至保存到网络上。 电子审计文档的增删、更改十分容易，且修改后可立即形成一份新的文档，很难看出改动痕迹。 电子审计档案可以通过复制备份、并发操作等方法，提供多用户检索功能，实现信息的即时共享。 电子审计档案可存储于硬盘或光盘上，具有较大的单位存储容量。以光盘为例，每张容量可达600MB～4800MB，可存放大约35万张A4纸上的文字信息或10万页的图形信息，大大节省了空间。同时，电子档案不仅可以保存文字，还能保存影像和声音，这就大大增加了档案的可视性和可听性，丰富了档案的内容，使其变成了真正意义上的“立体档案”。 但是，目前电子审计档案管理面临： 合法性难以确认；有效性难以保证；安全性难以确保；真实性难以确定的问题。 加强电子审计档案管理的对策 一是建立健全电子审计档案的全过程管理制度。电子档案从收集到调阅，涉及的处室和环节众多，无论哪一个节点出现漏洞，档案信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，应参照《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家标准，并联系审计工作实际，建立并执行一整套的电子档案管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，维护电子审计档案完整性、原始性、真实性。 二是提供符合必要的电子档案保管环境。需要归档的电子文件、数据资料等，一般应采用通用格式的硬盘或光盘存储，电子审计档案的保管环境要符合规范要求，温度保持在17～20℃之间，相对湿度保持在35～40%之间，做好防火、防雷和防磁措施，及时升级服务器主机和磁盘阵列等关键硬件设备，确保电子档案在保存和传输过程中的安全性、稳定性。 三是加强对电子档案信息全程动态保护。在电子审计档案形成、登记、分类、归档、利用直至销毁这个完整过程中，要根据文件信息或档案信息的存在状态和存在环境的改变，适时对信息进行备份和迁移等项工作，来确保信息的真实、准确、完整和可读。为抵御非授权访问和病毒攻击，应及时修补系统软件和管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实行全天候自动升级，做好电子档案访问权限和上传、下载安全等级的设置，合理运用文件加密技术、数字签名技术等。 四是全面提高档案管理工作者的业务素质。要加大教育投入，争取培养出一支高素质、高技能的电子档案管理人才队伍。要对档案管理人员进行专门的电子档案知识培训，使其除了掌握档案保护的基本知识外，还能熟悉主流的计算机和网络安全知识，并善于使用先进的技术手段，从数量庞大的档案库中搜寻、获取有用信息，更好地为审计业务服务。
