巧用Word“自动更正选项”功能提高审计文书输入效率

      一、如何规范输入审计文书落款中大写的中文日期“○”

      文书落款日期中的年份是一年一变，因此利用Word中“自动更正选项”进行设置一次即可使用一年，如“二○一一”年，我们可以利用“自动更正选项”功能将平时正常输入的“二0一一”（“0”为阿拉伯数字输入）更正为我们需要的“二○一一”。设置方法为：先打开一遍Word文档，输入“二○一一”（可在本文复制），选中刚输入的“二○一一”，点一下“复制”，然后打开菜单“工具”中的“自动更正选项”，你会发现在“替换为”处出现了刚才复制的“二○一一”（若无，可按“Ctrl+V”键将刚才复制的“二○一一”粘贴在“替换为”处），然后在“替换”处输入平时正常输入的“二○一一”，再点击“替换”按钮完成替换。以后你只要在Word文档落款时输入“二○一一”，则可自动替换为“二○一一”。其他年份设置原理同上。如右上图：

      

      二、如何快捷输入审计文书金额中的半角逗号和小数点

      在审计报告等文书中我们都经常要输入金额（如：123,456.78），在中文输入状态下输入分节符的半角逗号和小数点，需要切换输入状态，比较麻烦，从而影响输入效率。在此，我们仍然可利用Word中“自动更正选项”进行自动替换设置。本人采用的方法是，利用以上日期替换的原理，在“替换”处输入中文状态下的两个逗号“，，”，在“替换为”处输入一个半角逗号“，”，点击“替换”按钮完成替换，以后你只要在Word文档中文输入状态下输入金额时，输入两个逗号就可自动替换为一个半角逗号（分节符）。同理我们可将中文状态下的两个句号“。。”替换为一个小数点“.”，只要在文档中输入两个句号就可直接替换为一个小数点，省了切换输入法状态的麻烦，非常方便。