审计档案整理

作者简介:
王求云 王军 钮小刚,62101部队审计处

原文出处:
军队审计

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2011 年 05 期

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      审计档案的整理工作,可以划分为两大块,第一块是前期对审计资料的收集、整理、补充、排序,从“原料”变成“半成品”,这是审计档案整理工作的重点与核心。第二块是后期对整理排序之后的“半成品”装订成册,变为“成品”,是在形式和实物上对审计档案加以物化成形,因而同样重要。依照笔者经验,审计档案整理应做到“四记四忌”。

      一、记证据完整资料齐全,忌流于形式擅删内容

      由于军事经济活动的日趋复杂多变,审计资料种类繁多,形式多样,对于前期资料的准备,要做到“全”“精”。“全”,一是项目全,每一单元的项目都要完备,因特殊原因而缺失的内容必须补齐。二是证明材料全,即凡是报告和底稿中提到的问题,都要有后附证明材料。“精”,一是审计底稿精。审计人员在审计过程中,在审计底稿文字书写上往往会出现一些不甚规范和较为随意的现象,并且针对同一问题,因情况特殊有可能在时间上有跳跃性,如何能够认真辨析、区分、排列这些底稿,而不仅仅是笼统的、粗放的、无章法的单纯合并相关底稿,这是需要花大力气,费大心思,精细辨认,精挑细选的。二是审计证明材料精。审计档案中的审计证明材料大致可分为两类,一类是专门为佐证说明某一问题而出的材料,这类资料大多是手写原稿,具有唯一性和不可再生性,另一类是对相关证明材料原稿的复印件,具有理论上的可复制性,往往目类繁多,数量巨大,这就要求审计档案整理人员在甄选这些资料时做到细致有序,在全面涵盖审计问题的同时,做到证明材料精准到位而不重复杂乱。在后期的装订工作中,要注重审计资料的齐全,把资料齐全,数据、册页、底稿的完整性放在第一位,既不能因个人的喜好厌恶而擅自增删资料内容,也不能为了死搬硬套相关规定和一味地追求美观整齐而在装订资料时切除纸张上的数据和文字。要牢记保持审计档案资料的完整性是第一位的,在此基础之上再讲究档案裁切装订的美观。

      二、记大局浏览小处细腻,忌次序颠倒张冠李戴

      由于审计工作的特点,在审计后总会形成卷帙浩繁的审计证明材料和审计工作底稿,这些资料往往并不是按照相应顺序叠放的,这就需要审计档案整理人员对这些材料和底稿进行重新排序。由于审计工作人少事多,工作周期短,工作频率高,因此,或多或少会存在审计资料积压,不能及时制成审计档案成册归档的问题。这种时间上的延积有时会导致整理立卷审计档案的人并不是参与审计工作的人,档案整理人员在对资料的理解和鉴证上也会存在一定的偏差和错判,造成底稿中反映的问题与证明材料不匹配、不相关,以至于顺序错误,次序颠倒,反映维持性经费的材料附在了关于建设性经费的底稿后面,代管经费的底稿记录加在了基建项目材料之前,从而张冠李戴,排序混乱。如何有效解决这一问题,笔者认为在细整之前,先把审计报告通读一遍,尤其注重有关问题的陈述,再把相关审计资料从头到尾浏览一遍,在翻看的同时,重点把握四个问题:一是审计资料和底稿在时间上的排列。二是对照审计报告所提出的问题,相关资料和底稿关于问题的罗列。三是留意是否有缺失的材料,比如审计资料承诺书,审计通知书等。四是剔除多余重复的资料。通过大略的浏览,对相关审计资料有了一个整体的认识,再依照三个单元所包含的内容,一项一项细心整理,有时会涉及到相似资料的鉴别,相同项目但数字有出入的资料的取舍和局部资料顺序的微调。这需要档案整理人员心细如发,细致入微,巧辨真伪,去伪存真。

      三、记方式灵活因类施法,忌生搬硬套按圈索骥

      依照审计对象的性质,现行军队审计的种类大致有四大类:基本建设审计、财务审计、领导干部经济责任审计和装备审计。针对不同类别的审计,相应审计档案的整理方法也略有不同。

      (一)基本建设审计档案整理

      基建审计档案的特点是资料多,数量大,形体厚,但是项目单一,易于区分排序,资料缺少什么一目了然,并且不涉及到大型项目时,时间跨度不是很大,相对集中,整理时重点注意几个涉及到关于审减数额项目的资料说明和说明此项工程的一般性文件的完整性,比如招投标文件、合同、原始变更签证和预结算书等,有必要的话相关图纸也要附上。由于基建审计资料多为大部头,且纸张大小不一,因此,在装册时要格外注意资料数据的完整,防止搞一刀切。

      (二、财务审计档案整理

      财务审计资料类别复杂,涉及财务项目多,且时间跨度较大,有些特殊问题的证明材料种类和形式较多,整理起来较为棘手,整理时要注意底稿和证明材料的罗列要与审计报告中的问题相照应。

      (三)领导干部经济责任审计档案整理

      领导干部经济责任审计资料的种类和内容与财务审计相似,主要是侧重于个人的经济决策行为、经济管理行为、法规执行、事业建设和廉洁自律等方面,时间跨度大,证明材料种类多,整理时注意看是按时间顺序还是按问题的罗列顺序。

      (四)装备审计档案整理

      装备审计档案涉及到大量的招投标合同等资料,且涉及主体较多,购买方、出卖方及厂家等相关资料都要列入档案整理范围,相关装备部门对不同装备的订制、规格、型号及使用范围等规定要求也是档案中的重要文件资料。另外,装备审计往往涉及到的金额数目巨大,因此,在档案整理过程中,要格外注意资料的完整性,以便今后复核查阅,避免造成不必要的损失。

      对于不同种类的军队审计项目,在档案整理过程中要依照各自特点各有所侧重,按照每项审计工作的特点进行整理归档,一味的生搬硬套相关要求,按图索骥,最终会失去审计档案整理的根本和意义。

      四、记保密意识思想常驻,忌随意处置丢弃资料

      审计作为对军事经济活动监管评价的最高形式,反映在审计底稿和审计资料中的内容往往是被审计对象单位密级较高的财务信息和一些涉及到大项军事战备工程、大宗军事装备信息等军事机密,因而保密意识是每一名审计人员所必备的基本素养。

      审计档案整理的过程,可以说是一个去粗取精,去伪存真,有取有舍,取舍得当的过程,在对一堆审计资料进行整理、装订成册之后,或多或少会留下一些淘汰作废的文件,有的是重复的文件,有的是对档案整理保留价值不大的资料,但是这些资料同样是记载了被审计单位和个人的相关涉密信息,因而绝不可以随意处理丢弃,要按规定交送相关保密部门或用碎纸机自行粉碎,确保涉密资料无外泄的可能。由于工作原因,审计档案整理人员在整理审计档案时自然会接触到审计资料当中的大量相关涉密文件,因此,档案整理人员在日常生活工作中,要增强保密意识,做到不该说的不说。

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