为了适应IT审计的需要，近年来我国一些部门或单位，开发了一些审计软件。例如，审计署开发的《现场审计实施系统》（Auditor Office，简称AO），北京诚创易通科技发展有限公司开发的“易通审计NET”软件，上海博科资讯股份有限公司开发的“审计之星”软件，北京用友公司开发的“审计作业系统一审易”软件，北京中软国际信息技术有限公司开发的“中软审计”软件，等等。审计软件的研究开发，进一步促进了我国计算机审计事业的发展。这些审计软件，其功能一般包括以下几个方面：(1)数据采集。这是审计软件的基本功能，它提供了将外部数据转换成审计数据的通道。对于流行的会计软件数据库，审计软件会提供转换模板。如果是不常用的会计软件数据库格式，审计软件一般会提供手动转换功能，实现数据采集。(2)审计数据处理与分析。审计软件一般都提供基本的完成审计作业所必需的审计处理和分析功能，如对审计数据进行抽取、排序、计算、报表生成等。(3)其他辅助功能。主要是实现对一些日常审计工作的管理。 Access2007是办公自动化软件Office2007的重要组件，是微软公司推出的桌面数据库管理系统，虽然它不是专门的审计软件，但由于它具有强大的数据处理与查询能力，以及方便的数据导入、导出功能，因此借助于它能够实现数据采集、数据处理与数据分析等审计任务，它可以作为审计人员开展IT审计工作的基本工具。 一、数据采集 审计人员为了完成审计任务，需要从被审计单位的会计系统或业务处理系统中获取与经济活动有关的电子数据，这个过程称为数据采集。审计人员在数据采集之前，首先需要了解被审计单位的信息系统，准确判断系统所使用的数据库类型，确定审计数据所存放的位置，然后再进行数据采集。 数据采集是整个审计过程中较为关键的活动之一，因为采集的数据是审计分析和处理的基础。利用Access的导入功能可以实现审计数据采集，有两种方法可供使用。 第一种，直接导入法。Access提供了与其他数据处理软件相连的良好接口，它能导入或导出dbase、Paradox、Excel、XML、Text等多种类型的文件，可以与SQL Server数据库直接链接从而实现数据库级的互访，还具有开发式数据库互联特性(Open Database Connectivity,ODBC)，与许多其他外部数据库（如Oracle,Sybase等）相连接。 如果被审计单位的数据是文本文件、Excel文件或者XML格式文件，则可以直接导入。这时只需选择“外部数据”选项卡，单击“导入”功能组，选择需要导入的文件类型，确定导入文件的位置和名称，即可完成导入。例如，假设某凭证文件是xml格式的，选择“外部数据”选项卡，单击“导入”功能组中的“xml格式”文件，单击“浏览”按钮，查找“凭证.xml”文件，单击“确认”即可导入。 第二种，ODBC导入法。如果被审计单位的数据是SQL Server、Visual FoxPro等其他数据库类型的，则可以通过ODBC导入。ODBC是微软公司为了解决异种数据库之间的相互访问而提出的一组协议。有关ODBC的操作可以在Windows XP的“控制面板”中进行，也可以在Access环境下配置。例如，如果被审计单位的数据是Visual FoxPro数据库，文件名为“税收征收”，则在Access2007环境中，单击“外部数据”选项卡，选择“导入”功能组中的“其他”按钮，在出现的下拉列表中，选择“ODBC数据库”，出现“导入向导”对话框，按照向导的提示，设置Access与ODBC数据源连接。ODBC Visual FoxPro数据库源设置的对话框如图1所示。
图1 ODBC Visual FoxPro数据库源设置 对于不同类型的数据库，数据源的配置向导不完全相同，但是基本上都包括以下步骤：选择驱动程序—命名数据源—选择数据库文件名—导入对象。在Access2007环境下使用ODBC可以导入各种类型的数据库，前提是确保本机安装了相应的驱动程序。 二、审计数据预处理 由于被审计单位的会计系统或业务处理系统是按照被审计单位的业务处理需求而设计的，其原始数据的结构不一定能够满足审计分析取证的要求，因此有必要对数据进行预处理。常用的数据预处理方法有名称变换、类型转换、空值处理、代码转换、数据合并与分割等，在Access2007的环境下，审计人员可以很方便地进行数据预处理。 （一）名称调整和类型转换 审计人员从被审计单位的业务数据库转换到审计数据库时，原始的数据结构设计并不是面向审计分析用户的。在大多数情况下，表名和字段名的命名以拼音首字母、英文或者具有一定语义的字母命名，这对使用者来说并不直观。例如某财务软件中凭证表名为GL-accvouch，其中的部分字段名如表1所示。 为了便于审计分析，审计人员可以将表名和字段名更改为直观的名称。在Access的环境中，单击左侧对象列表窗口中的表名，使用“重命名”即可进行改名，例如，将“GL-accvouch”改为“凭证”，表中的字段名可以在表的设计视图中直接更改。凭证表中部分字段名更改后的结构如表2所示。
