巧用EXCEL提高审计效率

      在日常审计过程中，审计人员利用EXCEL对数据进行编辑整理和统计汇总的情况较多，下面介绍两种方法。

      一、EXCEL中的分类汇总

      1、在EXCEL中，根据自己所需，将表格整理清晰，一是客户名称要统一，粘贴时放在同一列；二是不同内容的数据，粘贴时要分列标示；三是在表格最左面添加一列序号标识（见表1）。

      2、将表格按客户名称排序（见表2）。在表格上方“数据”的下拉式菜单中点击“分类汇总”，在“分类字段”选择“客户名称”，在“汇总方式”上选择“求和”，在“选定汇总项”上选择“结算报量累计数”、“已收工程款累计数”等，最后选择“确定”即可（见图1）。分类汇总后生成图2。

      图1

      

      3、插入一张空白表格，再选择这张表，将其全部“复制”，然后在空白表中点击右键，选“选择性粘贴”中的“数值”即可复制到空白表格中，再按序号排序，将有序号的部分删除，将汇总留下即可（见表3）。

      4、若想去掉“汇总”两字，可以在“编辑”的下拉式菜单中选择“查找和替换”，在“查找内容”输入“汇总”两字，在“替换为”不输入任何内容，再选择“全部替换”即可（见图3）。然后，根据需要进行修改后，完成分类汇总的表格（见表4）。

      此种汇总方法的局限性是只能对一个字段进行分类汇总，如果需要对两个以上字段进行汇总，必须借助于ACCESS进行分类汇总。

      表1

      

      表2

      

      图2

      

      表3

      

      表4

      

      表5 住房公积金明细表

      

      表6 备用金余额表

      

      图5

      

      表7 职工兑现奖明阵表

      

      表8

      

      图3

      

      二、EXCEL中的筛选归集

      1、首先将要归集的表格整理清晰，见表5、表6、表7。

      2、插入一张要归集的空格表，最好选择项目较全的表格作为归集的底稿，如表5、表6、表7三张表中，可选择表5或表6，也可将三张表格中的“姓名”归集于一列，排序后，将同一姓名删除作为要归集的底稿。形成得底稿称为“原表”，表5、表6、表7称为“目标表”。

      3、在原表中插入一列，填明要归集的项。

      4、点击EXCEL表中fx，出现插入函数菜单，选择SUMIF，然后选择“确定”即生成图4，其中有三个函数参数：第一个Range是选择“目标表”中的项目中的“姓名”范围；第二个Criteria是选择“原表”中的项目中的“姓名”；第三个Sum-range是选择“目标表”中的项目中“姓名”对应的数据范围，见图5。然后选择“确定”，形成所需表格，见表8。

      图4

      

      此种方法比较适用于对职工的欠款、工资、住房公积金和借款等进行归集，也可用于对同类项目数据进行比较等。使用时，一是注意名称的一致性；二是注意区域的固定。