一、缺陷发现的方法 缺陷发现，是指不应该出现的情况或行动，包括未达到预想目标的制度、不恰当的行动、应采取而未采取的行动，不应采取而实际上采取了的行动等等，是对预期标准或既定标准的偏离。主要包括：(1)不能令人满意的制度；(2)业务处置不当；(3)遗漏有关业务的处置；(4)越轨或舞弊行为等。 形成一个重要的、可报告的缺陷发现是内部审计人员必须具备的技能，这种技能会随着内部审计人员的经验而增加。内部审计人员在一个不断进行的审计过程中发现一个细小的偏差是相当容易的，因为完美无缺的事几乎不存在，而且一般的业务偏差采用常规的审计方法就能发现。但要形成一个重要的、可报告的缺陷发现就需要具备较高的审计技能，要求内部审计人员除了掌握常规的审计方法外，还必须具备经营管理方面知识，要将良好的经营意识应用到问题发现中来，同时还应该考虑如下因素：(1)考虑缺陷发生时所存在的环境。管理决策所依据的是当时的事实，内部审计人员不能仅仅因为自己得到了决策者当时不能得到的信息而不同意他们的做法，不应该用审计判断代替管理部门的判断。(2)证明缺陷发现的责任在于审计人员而不是被审计人员。因此，如果一项缺陷未能得到令人满意的证明，就不是一项可报告的缺陷。(3)内部审计人员必须关注行为的改进，但不够100%满意的行为不一定就是需要批评的行为。(4)内部审计人员必须客观地分析自己的发现，确保所形成的缺陷发现无懈可击，否则就经不起时间的考验或精明的审查。(5)不能因为偏见而把一种情况看成是有缺陷的。 二、缺陷发现的处理 （一）缺陷发现的重要性程度 没有两次发现的缺陷是完全相同的，不同的缺陷发现意味着可能给组织造成不同程度的损失或风险，其重要性程度不相同，因而处理方法也不相同。 (1)对一项非重要的偏差（如所有机构都可能发生的记录错误）不一定要写入审计报告中，否则会损害它的效果。其一，会遮盖审计报告中真正重要的发现；其二，可能加深一个成见：内部审计师是挑刺儿的；其三，意味着内部审计人员不能区分轻微的瑕疵和严重的污斑。当然，对不重要的差错也不应该忽略，而应该与相关负责人讨论这些差错，注意有无进行纠正，将它简单地记录在工作底稿上，但不要把这些轻微的偏差写在内部审计报告中。 表1 内部审计缺陷发现要素表 要素含义 标准业务经营所要达到的目标 状况业务经营实际达到的水平 程序或惯例 已确立的为实现目标而执行工作的方法 原因实际状况与标准发生偏差的原因 后果实际状况不符合标准造成的或可能造成的伤害 或损失 结论需要采取什么纠正行动 建议纠正该状况需要做什么具体工作 (2)对一项次要的缺陷发现应简明扼要地写入审计报告。次要的缺陷发现是指那些超过了人们常有的偶然性出错，因而需要报告的缺陷，它的重要性足以引起管理部门的注意，如果不予纠正，将继续产生不利的影响，但它还不至于阻挠一个公司或它的部门实现其主要的目标。 (3)对一项主要的缺陷发现应比较详细地写入审计报告。主要的缺陷发现是指那些使一个组织或它的部门无法达到其主要目标的问题，这些问题可能动摇企业的根基。但主要的缺陷发现和次要的缺陷发现之间的界限是相当微妙的，需要运用专业判断将它们区分开来。只有对各种缺陷和偏差进行合理的判断和分类，才能区分哪些是引起或可能引起公司巨大损失的，哪些是不太严重的，才能合理确定如何向管理部门报告内部审计的结果。 （二）缺陷发现的要素 每一个可报告的缺陷发现都应该包含某些要素，内部审计人员应深刻了解这些要素。缺陷发现的要素主要有：标准、状况、程序或惯例、原因、后果、结论和建议等，如表1： (1)形成审计发现的第一步就是要确定“标准”，即明确管理部门希望达到的目的和目标，以及所要取得的成绩的质量。标准可能是现成的，如产品合格率不低于98%。在接受标准前，内部审计人员应该把管理部门希望达到的目的和目标与制定该目标的基数、行业定额等对比，评价其合理性和有效性。如果管理部门没有现成的标准，在这种情况下，内部审计人员必须确定怎样才算合理的符合企业的标准，但这样确定的标准必须征求被审查者的同意。 (2)状况是指内部审计人员通过观察、询问、分析、核实而查明的被审查业务的具体情况，是业务经营实际达到的水平，是审计意见和结论所根据的事实，它是一项审计发现的核心。状况所包含的审计信息应该是充分的、有力的和相关的，必须经得起任何责难。它必须能代表样本总体或被查的制度，它必须是一个重要的缺陷，被审计者必须同意所表达的事实。 (3)程序和惯例是指已经确立的，为实现目的和目标而执行工作的步骤和方法。程序是管理部门的指示，通常是书面指示；惯例指做事情的方法，包括对的或错的，它们通常和发现的状况有关。在形成一项审计发现时，内部审计人员应设法确定程序是什么或应该是什么，所遵循的是怎样一种惯例。内部审计人员应确定的内容有：企业建立了什么程序，是否得到了遵循，是否采取了所有必要的步骤经济有效地完成了工作。程序和惯例的存在和执行与否，可能就是要不要采取纠正行动的理由。
