分析数据库结构是整理数据的关键

      目前，在被审计单位电算化水平越来越高的情况下，数据采集工作就成为了审计准备阶段不可或缺的环节。对于在现场实施审计系统(AO)里没有数据模板的财务软件来说，我们可以通过采集其后台数据库数据，进行分析整理后，在AO中建立账套。

      不同的财务软件是由不同的数据库支持的，而一个数据库又是由多个库表构成的。因此，一个很棘手的问题就摆在了我们面前，在没有数据字典的情况下，如何筛选出我们需要的表文件？

      下面这个实例中的财务软件后台数据库是由580个表文件组成的。因为我们没有数据字典，所以只能通过分析每一张表来实现筛选表文件的目的。通常，在采集数据的环节里，我们只需要三张表文件：科目余额表、会计科目表、凭证库。因此，分析该数据库结构对选择表文件来说，就显得尤为关键了。

      

      （图1）

      凭证库文件在后台数据库中存在的形式主要有以下几种：

      1.财务软件在年终结转之后，会在后台数据中单独生成一张该年度的凭证库文件；

      2.财务软件凭证库文件包含从建账以来的多年记录；

      3.财务软件的凭证库文件是由主表和明细表文件组成的，主表包含“凭证日期”、“科目”、“对方科目”等字段，明细表则含有“借、贷方发生额”、“摘要”等字段；

      4.财务软件的凭证库只有一张表文件；

      5.财务软件的凭证库是由记账与结转两个不同的表文件组成的。

      不同的财务软件后台数据库中，对于科目余额表、会计科目表的设置也是不同的。一般来说，会计科目表是在一张表里实现的，但是，也有些财务软件的会计科目表会分成一级科目与明细科目两张表，或者是以多年会计科目分年储存的形式存在。

      下面就以凭证库为例，说明在没有数据词典的情况下，我们如何找到这张表文件。

      

      （图2）

      首先，可以通过表的属性和名称来进行初步判断。尤其是凭证库文件，因为是一年或几年的凭证，它的记录数就会很多。图2就是一个财务软件中的凭证库，可以看到它的行记录为23944条，文件名是Cwmc2008。

      其次，就是要看字段，这张凭证表文件的字段很特别，既不是英文单词，也不是拼音简写。那么，我们需要打开表文件，通过内容来判断字段名称。通常情况下凭证库文件会包含像“凭证日期”、“摘要”、“凭证流水号”、“借、贷方金额”这样的典型字段。

      再次，我们可以利用SUM语句对借方金额进行求和计算，与报表核对。

      最后，我们就可以确定是否是凭证表文件了。

      确定会计科目表和科目余额表的方法也是同样。这里就不再赘述。

      由此可以看出分析数据库结构是整理数据的关键。