AO系统已成为广大国家审计人员开展计算机审计，加强审计项目管理与控制，提高审计质量与效率的一个重要工具。AO系统数据的整理采集与转换在计算机审计中具有非常重要的作用。 在对我县交警某年度财务收支审计时，该软件提供的是特殊的文本数据，不能直接导入AO系统进行审计分析，这就需要我们将其整理成规范的文本。 现在交警执法实行“罚缴分离”制度，为了核对交警支队财务账罚没收入与银行收缴款的情况，我们提取了某银行收缴违章者罚款情况的业务压缩文本数据，便于和交警部门的财务账进行核实。该业务数据由多个特殊文本格式的文本文件构成，文件内容是各网点收缴罚款情况，各网点收缴罚款情况之间有两个空行进行间隔。每个网点收缴罚款情况由四个部分组成：1、标题：XXXX网点代收交警罚款日统计表；2、各字段名称，用“1”进行分隔；3、收缴罚款情况明细，用“1”进行分隔；4、网点当日合计情况，含“合计：X笔，XXX元，统计日期：XXXX年XX月XX日”，用空格将各项进行分隔；四个部分之间用“*——*”进行分隔。这样格式的数据无法直接导入AO系统进行数据分析。 我们的具体数据处理办法如下： 第一，使用Dos中的copy命令。DOS窗口中既有复制(COPY)命令，还有联结多个TXT文件功能，而且COPY命令支持通配符“？”和“*”，其语句为： COPY源文件A.TXT+源文件B.TXT目标文件.TXT 具体操作步骤： 1.依次点击“开始”→“程序”→“附件”→“命令提示符” 2.在DOS窗口中输入转目录命令语句： (1)J： (2)CD＼交警＼电子数据 3.输入联结TXT文件语句： COPY *.TXT 银行数据.TXT 现在，我们只需导入“某银行数据.TXT”这一个文件，不必再逐个地导入各个TXT文件。 第二，运用ACCESS数据库，将文件进行规范化整理。ACCESS作为一种中小规模应用的数据库软件，性能强，又具有全中文界面，便于使用。操作步骤如下： 1.新建一个空ACCESS数据库命名为“某交警支队”； 2.依次点击“文件”→“获取外部数据”→“导入”； 3.在弹出的对话框中，文件类型下拉菜单选“文本文件”，文件名选“银行数据.TXT”； 4.在弹出的对话框中，选“带分隔符—用逗号或制表符之类的符号分隔每个字段(D)”，点击“下一步”。此步的作用是将电子数据大体按我们需要的格式建立数据表，除了第二、三部分的数据外，其他的标题行、网点罚款情况当日统计行、分隔行、分隔符等格式都将被看作“字段1”的数据。 5.依次点击三次“下一步”； 6.点击“完成”及“确定”； 7.双击打开“银行数据”表选择字段1，然后右击，在弹出的菜单中选择“删除列”，在弹出的对话框中选择“是”。在这个操作中，“XX网点代收交警罚款日统计表”、“*——”等都被清除掉了。 8.选择“字段3”，然后右击，在弹出的菜单中选择“升序”，这样，原表中所有的分隔行、网点日统计栏全部集中到表上部，用“SHIFT”键选中后，右击，在弹出菜单中选择“删除记录”，在弹出的对话框中选择“是”；各字段名称全部集中在表下部，同前处理。 9.关闭表“某银行数据”。选择“设计”，在设计中将各字段名改为需要的字段名，将各字段数据类型按实际情况和需要修改并保存。 通过处理，该业务数据文本形成了规范的*.MDF格式文件，就可以较容易地导入AO进行审计分析了。
