2009年7月，A公司审计部在进行财务收支审计时，发现应付账款科目中B单位明细户余额为借方160万元，会计记录反映是三年前付给B公司购买4吨甲产品材料款项。另外，在A公司应收账款科目中也有B单位的明细户。 这笔账龄长达三年、数额巨大的款项引起了审计人员的警觉——在这三年期间，4吨甲产品有没有到公司？或者产品已经到公司，发票没有开，账务没有处理？应收账款怎么也有B单位的明细账户？另据了解，负责这部分账套的主办会计从2006年底到2009年7月换了四个，交接工作也没有非常细致。交接时，老会计未提相关情况，新会计接手后不闻不问，此后又一直无人问津。 审计人员决定从追溯查验汇出款项的原始凭证、授权等有关资料开始，查阅A公司与B单位应付和应收账款明细，核对每笔业务从发生到结束的所有有关的单据。应收账款明细除40万元调账这笔外，其他正常。应付账款明细中2007年2月份A公司预付B公司购买甲产品3吨贷款为120万元，B公司预收账款有记录，但是在A公司没有发现相应的购货发票、入库单、货物入账记录等。2006年6月份A公司以应收账款40万元（B公司也从A公司购买乙产品）抵应付账款形式预付甲产品1吨贷款，但是在A公司没有发现购货合同，也没有发现相应的发票、入库单、货物入账记录等，另外在B公司也没有对应的应付账款记录。 重大金额的应付账款借方财务部怎么忽视了？120万元款项预付给B单位时，审批流程是否到位？40万元调账时，审批流程是否合理？作为预付业务账务记录重要依据的购货合同怎么没有？A单位财务部按照规定每年都在计提坏账准备，对于应付账款借方余额在重分类后按照账龄计提。对于产生的原因却很少分析，流于形式，并没有关注货是否到仓库，也没有通知或督促A单位开票。 审计人员要求经办部门提供书面材料，说明此款项的用途和未能清算的原因。采购部回复，采购甲产品不是采购部出面而是销售部出面，具体由销售部业务员张某在负责。销售部回复，应该不会出现这种情况，时间太久也记不清楚了。 审计人员约谈销售部业务员张某了解情况。张某的解释是，销售部与B单位熟悉（销售给B单位的乙产品都是张某在负责的），销售部出面在价格谈判上有优势，于是价格的谈判、合同签订、付款、货物跟踪等全部由A公司经办。由于张某忙于其他事务，忘记跟踪甲产品的到货情况了。 会计记录明确此款是三年前付给B公司购买4吨甲产品材料款项，业务员怎么没有根据合同到货时间进行跟踪反馈？张某“忙于其他事务，忘记跟踪甲产品的到货情况”，会计部门在近三年的时间里为什么没有对此挂账进行清理？ 审计人员审阅A公司发给B单位并经B公司确认的相关询证函发现，A公司审计部调出近三年A公司发给B单位并经B公司确认的相关询证函，应收款的余额与B公司一致。但是询证函的内容上只有应收款的余额，没有对应收账款发生额进行函证（包括40万元调账这笔业务），也没有显示应付账款中明细为B单位的借方160万元的相关资料。 审计人员查阅2006至2009年7月所有相关甲产品的入库、出库、结存记录，同时与财务账套上甲产品的结存数量核对，测算甲产品下道工序的成品的成本价。A公司的审计部对2006至2009年7月所有相关甲产品的仓库入库记录进行查询，没有发现异常，不存在窜户、账漏记、错记的现象。为谨慎起见，审计人员又查阅了2006年仓库原材料收、发、存报表和财务账套原材料的结存情况表，发现两个账套的结存是一致的。通过对2006年各月甲产品下道工序的成品的成本测算，成本是正常的。甲产品的收、发、存不存在异常现象。从上述审计情况，可以认为：A公司确实没有收到B公司4吨的甲产品。 还要检查是否在资产负债表上恰当披露。A单位是上市公司，查其2006至2009年会计报表附注上是否披露账龄分析、欠款金额较大的B单位期末数额、欠款时间、欠款原因等。A公司的审计部发现，在历年的会计报表附注上显示B公司欠款的原因是发票没有开回。开具发票是以对方销售确立为前提的，为什么不去确认货物有没有收到？ 通过以上账账、账表、账证的核对和成本的测算，确定A公司的账没有记错。B公司对120万元欠款没有异议，答应把款项汇还。关于40万元调账这一笔，B公司认为其有疑义。B单位的账本显示，40万发票已经开给A单位，开票日期是2006年5月，B公司已经入账，对应的税款也已经上缴。A单位要求B单位提供40万元（1吨）甲产品出库单、托运单、A单位的签收单，B单位无法提供。A单位打算起诉B单位，要求B单位归还40万预付款，此时却失望地发现，已经过了两年的法律诉讼时效。 看似一笔简简单单的账务处理，透射出的却是内部控制制度制定和实施的严重问题。由于A公司财务制度执行不力、授权不当、对于特殊事项经办人和审核人业务能力不强、职业谨慎性不高导致了损失。该公司内部控制制度存在的问题主要有以下几点： 付款流程存在漏洞。120万元的款项是分笔付款的，日期都在2007年2月。查看财务凭证、附件，付80万的用款审批单流程有问题——审批单经办人张某签字后部门经理B签字，缺少销售公司经理C签字。另事业部经理D（销售公司上级主管）授权给综合办领导E签字，缺少书面授权委托书，被授权人也不清楚预付款必须附有合同。财务审核时，按照制度要求财务总监F签字。但当时F授权给主办会计G签字。而G到这个岗位的时间不长，对相关财务制度了解还不透彻。出纳H付款时，看到相关人员都签了字，也就付款了。从这笔付款看，虽然制度上详细规定预付款审批流程，但是执行不力或授权不当，没有真正控制风险。
