AO系统数据整理经验介绍

      经过长期的审计实践，AO系统（现场审计实施系统）已经成为审计人员开展工作的有力武器。由于被审计单位采用的财务软件千差万别，审计人员在进行数据导入时总会遇到一些具体的问题。特别是在导入数据不一致时，审计人员要学会如何处理这一情况。

      在利用AO系统进行审计时，首先要将被审计单位的电子数据导入AO系统。在数据导入后，审计人员要将已导入数据与被审计单位的财务数据进行对比，验证导入数据的正确性。一般情况下，双方的数据应当是一致的。在今年实施的某审计项目中，审计人员将被审计单位财务数据正确导入后，却发现AO系统显示的数据与被审单位财务软件显示数据不一致，如图一：

      

      图一

      被审计单位采用的是金蝶KIS财务软件，AO系统总账现金科目期初余额与金蝶软件一致，但当年借方累计发生额、贷方累计发生额和年末余额不一致，限额存款等科目也存在这些问题。而在现金科目明细账中，现金的期初余额、借方累计发生额、贷方累计发生额及期末余额等与金蝶软件都不相同，如图二：

      

      图二

      为什么会出现这种情况呢？审计人员对电子数据进行了分析：将被审计单位金蝶软件中现金科目的总账和明细账做了对比，发现现金总账比现金明细账多了上年结转和1-10月份的累计发生额。通过向被审计单位财务人员了解到，该单位2006年10月以前都是手工记账，11月份开始实施会计电算化。由于金蝶KIS软件程序设计上的原因，未能将财务软件初始化时录入的上年结转金额和1-10月累计发生额记入明细账中，导致AO系统导入的数据与被审计单位不一致的情况。

      彻底搞清了问题出现的原因，也就为解决问题指明了方向。要实现双方数据的一致，其基本的方法是在导入AO系统的该项目数据库中增加上年结转金额和1-10月累计发生额。

      

      图三

      如图三，利用AO系统的财务数据常规整理功能进行调整操作，打开2006年账套，点击采集数据→财务数据→财务软件备份数据→常规数据整理。到了这一环节，可以采用SQL语句操作和手动操作两种方法。

      方法一：利用SQL语句插入

      进入“常规数据整理”界面后，选择数据源为审计数据分析，选择数据表为凭证库，编写SQL语句：

      INSERT INTO[凭证库]（科目编码，摘要，凭证日期，借方金额，贷方金额，会计年份，会计月份）VALUES（‘1001’，‘1-10月累计发生额’，‘2006-10-30’，‘515998’，‘514783.15’，‘2006’，‘11’）；

      执行该语句，凭证库自动会增加一条记录，如图四：

      方法二：手动增加

      直接点击常规数据整理截面的“增加”按钮，凭证库最末端会增加一条空记录，在相应字段添加上年结转金额和1-10月累计发生额等数值，输入完成后，点击“保存”按钮，如图五：

      

      图四

      

      图五

      通过上述数据整理操作后，AO系统现金科目明细账增加了上年结转和1-10月份累计发生额。现在再进行对比就会发现，AO系统中的现金总账数据已经与金蝶软件中的现金总账数据一致了。顺利地解决了现金科目的问题，审计人员依次方法对其他科目进行了调整，使所有的数据与被单位电子数据保持一致，即可开始利用AO系统进行审计，如图六：

      

      图六

      AO系统作为审计署开发的工具软件，为审计人员提供了强大的数据整理、分析功能，只要审计人员积极运用，一定能够给审计工作带来更大的推动力。