如何运用AO对高校收费进行审计

      笔者2009年对某高校领导进行任期经济责任审计时发现，高校信息系统在内控等方面易存在缺陷，导致学生拖欠学费现象严重。如我们在审计中发现该校已毕业离校的学生仍欠费达310多万元，占总欠费金额88%的现象。现笔者结合AO对这一审计案例分析如下：

      该高校财务系统使用的是用友政务-R9财务软件，后台数据库为SQL SERVER。收费业务系统属于中国建设银行自行开发的管理软件，校财务设终端查询发指令系统。学生学籍管理系统为某学院自行开发的教务通管理软件，后台数据库为ACCESS。笔者在审前调查对该局进行数据采集分析时发现：该校存在收费业务量大；缴费学生层次多，收费项目、收费标准参差不齐；收费统计口径各不相同的情况。而收费系统、财务系统与学生学籍管理系统各自独立，未实行连接，此次审计审查了三年的业务数据和财务数据，所有原始数据量为2.14GB，业务数据量近10万多条。

      一、高校收费审计项目和具体实施情况

      （一）业务数据采集与转换

      1.学校收费管理系统。每一学年开始，由校财务先行在系统中设定收费标准，银行收到指令从学生银行卡中划款，生成提交批次。从校财务终端生成的学生交款记录明细均从银行数据库中调取，可以以文本格式进行保存，审计人员直接将该业务数据导入AO。

      (i)点击AO菜单“采集转换”，选“业务数据→采集数据→电子数据管理→新建”。编辑电子数据名称，将业务数据存放在“审计分析数据”文件夹下。

      (2)进入数据导入向导窗口，按下“添加”按钮，选择数据源类型为“文本文件”。

      (3)在了解原始文件结构的基础上，对文本文件进行处理。查看是否与原始表结构相同，生成业务数据临时表导入。

      2.学生学籍管理系统。该系统因其记录是以学生入学年度为统计依据而不是以在校时间，所以审计小组只能根据现时点将所有学生记录从后台数据库中导出，共计9张表。

      (1)AO数据导入步骤基本同上，不同的部分是选择数据源类型为“ACCESS”，在“数据导入向导”界面需选择要导入的表。

      （二）审计分析及步骤

      1.审计思路

      收费完整性审计通常根据学校在校生人数，收费标准对应收款金额与实际收款金额进行比较，再将实际收到的金额与财务入账的金额进行核对。但在本次审计中，由于各种统计口径的差异，使得常规方法不能实现。经过审计人员深入考虑，决定采用追踪三年当中一个班或几个班的交费情况，对收费的完整性第一步进行抽查性测试；同时得出以下思路：该校收费与会计记账基本是收付实现制，几乎不存在时间差异问题，所有收费均通过银行或现金，查询该校银行与现金收取的总金额与收费系统中交费总额进行核对，以此来了解收费收入是否全部入账。

      2.审计方法与步骤

      步骤一：

      (1)运用SQL查询语句统计“学生学籍管理.BJ（班级）”表中2005至2007年度应交费人数。

      SQL语句：

      

      

      通过这一步骤的比对，我们发现在校人数和实际交费人数差异较大。经审计了解，银行收费系统中学生按交费年度交纳学费，存在欠费的情况，且交纳的并不一定是该年度的费用。学籍管理表中反映的是时点数，学生变化数无法呈现，所以统计在校生人数和实际交费人数，来比较应收款金额与实际收款金额，并不能真实反应收费的完整性审计。

      步骤二：审计小组根据实际情况，决定对收费的完整性进行抽查性测试。

      (1)抽查班号“05113”汽车运用技术班2005-2007年缴费明细，执行到AO分组表查看。

      SQL语句：

      Select［财务编号］，［班号］，［费用年度］，［项目名称］，［原标准金额］，［本次处理金额］，［处理日期］，［收费方式］，［姓名］，［入学年度］，［学制］，［系别］，［专业］From［业务05年度缴费］

      WHERE ［班号］='05113'ORDERBY［财务编号］

      (2)按项目名称分组对交费金额汇总，同时对交费人数计数统计。

      (3)连续查看三年交费情况并与学生花名册进行核对。

      我们经过分析发现，三年中该班花名册在册人数一直47人，学籍管理系统中46人，收费系统中交费人数在三年中不断变动，直到该班学生全部毕业离校，仍有2名同学欠费至今。进一步深入审计到教务处和系部，追查这2名同学的毕业证是否发放，测试学校如何控制欠费问题；发现其中一名同学的毕业证在教务的登记上显示已领取，说明该校在内部控制上存在漏洞。

      步骤三：查询所有收费项目是否全部入账。

      (1)运用SQL语句查询收费系统中三年的收费情况

      A.SQL语句：

      select项目名称，sum（本次处理金额）as［2005年缴费合计（元）］ into［2005年缴费合计］ from［业务_05年度缴费］group by项目名称

      select项目名称，sum（本次处理金额）as ［2006年缴费合计（元）］ into［2006年缴费合计］ from［业务_06年度缴费］group by项目名称