一、构建电子档案系统应解决几个基本问题 电子档案管理系统，是用高科技手段和现代管理理念来记载和管理当前、未来和历史资料的档案科技实体。要建设好、用好电子档案管理系统，必须做到： 1.加深认识。把电子档案管理及其利用开发，同部门事业发展和企业经营管理，进行整体捆绑和提升，形成决策者和职工们的一种管理理念、工作宗旨和自觉行动，提供强化电子档案管理的思想基础和工作环境。 2.完善机构。建立一把手负总责的电子管理系统的建设与管理机构，落实各个档案管理岗位专人，明确工作任务和职责，纳入各内设机构和下属单位及个人的综合考核系统，并同晋升和绩效紧密挂钩，发挥组织管理的充分效用。 3.加大投入。以最小投入获得最大产出的理念，以高效能和优秀成果为目标，按照上级统一部署和要求，结合实际情况，积极争取和落实建设和运行电子档案管理系统所需的人力、财力和物力。 4.强化管理。明确管理建设目标和运行管理需求，科学设计方案，严格施工质量，监测功能指标。按照懂管理、精IT、会业务、责任心强的条件，选人定责，同步监理，切实做到科学施工、规范操作、预期投运。同时，在建设和运用电子档案管理系统的工作中，应坚持始终贯穿成果意识，充分利用电子档案系统，积极开发档案的经济成果和社会成果。努力取得更多的、更富成效的科学技术进步奖、科学技术成果奖、社会科学成果奖、部门和行业专项奖。 二、加强电子档案系统网络建设 1.完善硬件系统。在电子档案管理的硬件方面，应包括设备和网络两个部分。一是处理终端和储存介质。为满足电子档案的形成、运行和储存之需，要配备能够满足管理要求的计算机设备，包括台式计算机、笔记本计算机、扫描仪、打印机、数码相机、摄像机、刻录机、复印机、传真机、投影仪、音箱器、监视器等直接和间接终端设备，提供建立电子档案库的基础处理工具。同时，要拥有固定硬盘、移动硬盘、光盘、u盘、数码磁带、网络磁盘和各种磁卡，提供数量充分的、容量足够的、功能兼容的档案储存介质，并合理分布于各个档案管理岗位上。二是强化网络建设与运行管理。可考虑建设“四网”，包括互联网、党政网、局域网和无线网，采用物理隔离、分轨铺设、终端分开、计算机独立操作的办法，达到高效运行、安全可靠的效果。各网络路线应从本部门、本单位、本企业的总入口，经机房防火墙、防雷装置、路由器、服务器、交换机，到达党政工青妇和各个职能管理机构，直至各个工作岗位终端IP地址。以保证网络顺畅运行下电子档案的及时形成、流转和再利用，保证电子档案管理的高质量、高效率和成果转化。 2.加强软件系统的开发。应本着纵横交错、共享系统的原则，考虑开发各部门与各地方的共享共用的电子档案管理系统。一是纵向统筹。应在充分调查研究、征求意见、可行性论证的基础上，针对12个“金字”工程、主要事业单位和大中型企业的OA管理系统中的档案模块功能，并考虑当前和今后发展需要，统一口径、添加完善、增强兼容，形成能够独立运行、科学分类、高效成档、利用便捷的电子档案管理软件系统。解决各个OA系统的分离和数据库差异等问题，实现自上而下的协调运行的部门“条条”式电子档案管理模式。二是横向交融。积极探索党政网、政府外网、企业网与OA系统的接口设计，确保本单位与当地党委、政府、机关和企事业单位的有效链接，以共享资源、共谋发展，实现自动转换、对应生成，保证进入轨道、正常运行，促进各部门和企业的各类、各期管理目标的如期完成，实现从左到右的横向“块块”电子档案模式。三是交织共存。电子档案管理系统的开发，还应针对文书、业务、财会、基建、设备、声像等专门档案的布局和特点，使来自上级、同级、下级党委、政府、部门的所有档案资料，能够在其软件中找到自己的位置，能够形成多板块、多级次、多功能、多领域的电子档案数据总库。 3.完善目标系统的操控。客观上讲，目标系统是若干任务叠加排列的目标值组合。电子档案管理的目标系统，应包括形成、管理、利用三大环节。一是电子档案的形成。要实现全部档案资料的电子化和网络化，首先必须把触角深入到每一个管理环节上，要保证在若干工作决策和任务完成过程中的电子操作和有效形成，在任一时点上均有动态的电子档案资料的呈现，当一项工作终了时，成型的电子档案即应运而生。这就需要，从管理学的角度，来界定每个环节、每个岗位、每项工作、每个时期的电子档案资料的形成内容、方法、规模、时限和质量要求。从而，让系统有米下锅、有佳肴上桌、有优秀成果的转化。二是电子档案的管理。就目前来看，可采取网络OA服务器存储和计算机独立存储相结合，互为补充，互为备份，来运行电子档案管理系统。做到所有电子档案资料，实现电子交接、电子目录、电子查询、电子借阅、电子利用分析和电子成果推广。对电子档案资料，应实现全方位管理，并争取更大的管理效益。坚持对影（包含VCD、DVD、PPT、GIF等）、音（含WAV、MP3、CDA等）、图（JPG、JPEG、BMP等）、文（WORD、EXCEL等）的有效管理和利用，让电子档案变活、富有生命，并创造出新的价值。采用多种方法和手段，积极开展电子论文、动画档案、声像课稿、专题影片等工作，并在硬件更新、介质储存、网络管理方面力求新突破，努力开创电子档案管理的新局面。三是电子档案的利用。开发和利用电子档案，是档案管理的重要目标内容。有效建立和执行电子档案的借阅、分析和成果转化的工作制度，对促进经济、科技和社会发展，提升档案管理水平，具有十分重要的作用。借阅利用电子档案，应明确电子档案管理和使用的责任主体，并建立起一条运行程序：即：提档人申请、用档机构负责人审查、按密级和急缓程度直接提档或送分管领导（十分重要的须送正职领导）签批、档案管理部门负责人批注、电子授权提供电子档案、按查阅期限按时收回电子档案库。从而，保证电子档案的科学管理、有效保密和利用分析，更好地发挥电子档案的功能和作用。
