高校物资采购审计战略化管理思考

      一、科学选择审计项目

      目前高校所需要采购的物资不仅量大，而且种类比较复杂。高校所需物资主要包括：科研物资、教学物资以及后勤物资等，设备则包括日常的通用设备和科研教学所需的专用设备等，各种需采购的物资金额规模也不等，存在较大差异。因此，高校内部审计部门在安排审计计划时需对物资采购的具体情况予以考虑，其中应重点考虑以下方面因素，选择合适的审计项目列入审计计划。

      （一）重要性原则 面对各种型号和价格的物资采购项目，可以依据重要性原则筛选合适的项目。主要考虑采购数量较大、次数频繁、价格较高、价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、在ABC分类管理法下的A类和B类物资，群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的部门、环节或物资类别等。各高校内部审计部门可根据本校的实际情况，确定重要的采购数量、次数、价格等数值区间范围，综合考虑所采购物资的性质、管理等方面，确定审计项目。

      （二）重大变化高校内部审计部门应根据有关采购外部环境和内部条件的变化，适时对所变更的物资采购方案和内部控制的适当性、合法性和有效性进行审查，针对其出现的重大变化和变更情况将其列入审计计划。

      （三）改进空间 高校内部审计部门应该根据成本效益原则，将工作改进空间较大、有增值性潜力的物资采购部门、环节或物资类别确定为审计项目，由此可以通过审计为学校创造更多的效益，同时合理分配了审计资源。

      （四）风险因素高校内部审计部门需要考虑可能来自组织内部或者外部的风险因素。如组织规模、经济业务性质、账户余额大小、出现错弊概率、物价变动幅度、技术变化速度、管理人员素质和能力、业务量大小等都是潜在的风险因素。一般而言，风险大的项目应优先作出审计安排。

      二、合理安排审计项目

      高校的审计资源极其有限，为了充分利用审计资源，最大限度发挥审计职能，提高物资采购的效益，需对众多的审计项目进行合理的安排。

      （一）经常性、常规性的采购项目 在高校中，一般经常性、常规性的采购物资项目包括：基本教材、通用设备以及后勤物资等。这些物资每年的需求量变化不显著，同时其价格也随着总体物价等系统因素的变化而同步波动，而个体不会发生较大的变动。由于该种物资的采购模式，因此对于具体的如经常性、常规性的采购项目，可以选择安排一定的周期审计一次，不必每个项目必审，而是根据审计资源、项目实际情况等安排一定的周期开展审计。对于经常性、常规性的采购项目，可以根据重要性水平、变更情况、风险因素等选定一定的周期进行审计。对于风险较高，变更较多，比较重要的项目所需用的审计周期可根据实际情况设置较短，如一般情况下可确定为半年到一年左右或者更短。而随着风险情况、变更情况和项目重要性的降低，审计周期则逐渐延长，对于经常性、常规性的采购项目，重要性水平、变更情况、风险因素和审计周期的关系如图1所示。应根据项目自身的重要性水平、变更情况和风险因素等实际情况，确定该项目的审计周期，并进行规范化，在各有关因素不发生变化的情况下，即不对周期进行调整。

      

      图1 重要性水平、变更情况、风险因素和审计周期的关系图

      （二），临时性、特殊性的采购项目 高校中同时还存在一些临时性、特殊性的采购项目。如高校一般都要承担科研项目，相应则需购置一些与科研项目有关的仪器设备及其他物资。这些设备及物资只仅仅因该项目而使用，为该项目所专有，具有一定的专用性，同时其购置具有临时性和突发性，该设备或者类似设备今后可能不会再去购置。诸如此类的采购物资项目，可有选择性地挑取重要的进行审计。

      三、自我评审与物资采购审计相结合

      为了达到对物资采购的充分监督，不能仅依靠内部审计的力量。在审计资源有限的情况下，要加强对物资采购的监管力度，除了充分挖掘现有审计资源外，还需要进一步调动其他相关的力量，推动物资采购的监督范围和审计力度，因而需要将自我评审与物资采购审计两者相结合，提高所有相关部门的物资采购的风险防范意识，完善内部监督机制。

      （一）加强物资采购风险管理方面意识的教育坚持“领导参与，全民动员”的方针，学校物资采购相关的招投标管理、采购管理、物资设备管理等部门要充分认识到物资采购的重要性，认识到物资采购各环节风险管理的意义，能够主动有意识的自我检查物资采购流程各个环节的情况。领导主抓物资采购的自我评估环节，同时要求单位各级员工都参与进来，共同完成好该项工作。高校内审人员可以采取开设有关培训班，发放宣传资料等办法，使有关部门领导意识到物资采购管理的重要性和进行自我评估审计的意义，从而支持物资采购情况自我评估工作的有效开展。

      （二）建立规范的物资采购审计自我评估检查体系 有关部门需建立规范的物资采购审计自我评估检查体系。对于参与自我评估检查的领导部门、实施部门、实施办法、处理措施等加以规范，使其成熟化、规范化、标准化，使得物资采购的自我评估工作成为一项经常性、长期性的工作开展下去。内部审计部门可以同有关部门拟定有关风险的测量标准、指标的选取和意义、计算方法和取值区间所代表的意义，规范化评判方法和标准等，使实际操作起来比较方便，同时也可以让该项工作更简洁，结果更公允客观，更容易被人接受。

      （三）建立健全物资采购中各项体系制度 为了完善物资采购流程，需要建立健全物资采购流程各环节的自我牵制体系，以及各管理人员的自我约束机制和舞弊事件的预警响应处理制度。有关人员通过自查了解到流程可能相关的风险情况，形成一套系统的、规范的体系对自查情况做出反馈，及时完善流程中的欠缺之处，以能够对自我评估的结果及时做出反应，及时对舞弊进行处理。有关部门根据有关规定对物资采购的流程进行自查后，应保证有必备的配套措施和制度能规范下一步的整改和监督措施。同时将物资采购的自我评估审计和审计有机地结合起来，使得物资采购审计能做到立体化和日常化，提高审计监督的覆盖面，以及时和充分发现舞弊现象，并进行处理。