使用Excel表格快速的自动填充功能技巧

作 者:
王伟 

作者简介:

原文出处:
财会信报

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2009 年 08 期

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      在使用Excel表格的时候,其实是有很多实用技巧的。比如在输入公式或月份、星期等资料时,可以使用Excel的自动填充功能,只要将鼠标移至单元格的右下角处,按下鼠标,此时鼠标就会变成填充柄(出现+字),接着就只要拖动鼠标,自动公式或数字即会出现在相应的单元格内。

      周围数据填充技巧。如果您要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同,可用以下方法填充:按Ctrl+D将上方的数据填入当前单元格;按Ctrl+R将左侧的数据填入当前单元格;单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向上填充”,可将下方的数据填入当前单元格;单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向左填充”,可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域,可先将含有数据的区域选中,再按上述方法操作即可。

      数据记忆填充技巧。如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用“记忆式键入”的方法进行填充:在已填充单元格的下一单元格继续输入,只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已输入的相同,Excel 2000就会自动完成剩余的部分。回车表示接受,否则可继续输入其他内容,修改Excel 2000自动填充的部分内容。如果记忆式填充功能失效,只要将“选项”对话框“编辑”选项卡中的“记忆式键入”选中即可。

      选择填充技巧。若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法:选中需要填充数据的单元格,按ALT+↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格,选择快捷菜单中的“选择列表”,即可打开填充内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车,或直接用鼠标单击需要的内容,它就被填入内容列表上方的单元格。

      快捷填充技巧。此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是:在起始单元格中输入数据的初值,再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值,然后将它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄,当光标变为小黑十字时,按下右键沿表格行或列拖动。选中需要填充的单元格区域后松开鼠标,在快捷菜单中选择合适的命令单击。

      重复填充技巧。如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据,请使用以下方法:选中需要使用公式或填充数据的所有单元格,如果某些单元格不相邻,可以按住Ctrl键逐个选中。单击Excel编辑栏,按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住Ctrl键回车,公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。

      移动填充技巧。使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置,操作方法是:

      首先选中需要移动的数据区域。然后按下Shift键,再将鼠标移到数据区域的边界(注意:不是填充柄,下同)。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动,其间Excel 2000会提示数据被填充的区域,到达指定位置松开鼠标即可。

      复制填充技巧。使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置,操作方法是:选中需要复制数据的单元格区域。按下Shift键,再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动,其间Excel 2000会提示数据将被填充的区域,到达指定位置松开鼠标即可。

      记录单填充技巧。如果Excel工作表中的列项目超过了屏幕宽度,输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便,具体做法是:选中工作表中的列标题,单击“数据”→“记录单”,打开一个以工作表标签命名的对话框,您就可以在其中输入数据了(按Tab键换行)。

      选择性填充技巧。此法可将多种对象有选择的填充到一个或多个区域,填充方法是:先将需要填充的对象复制到剪贴板,然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”,打开“选择性粘贴”对话框,根据需要选择“粘贴”下的某个项目,例如粘贴由公式计算出的数值时应选“数值”,单击“确定”按钮完成填充。

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