浅谈安易V6财务数据导入AO方法

作 者:
张全 

作者简介:
张全 南江县审计局

原文出处:
现代审计

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2009 年 06 期

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      目前,审计署金审网站尚无安易V6转换模版可供下载。我认为,在AO2008(简称AO)运用中若遇到安易V6财务数据时,可通过数据库采集方式导入AO。本文以该财务软件年度备份数据导入为例,对数据库采集方式导入财务数据进行探讨。

      一、数据采集

      安易V6财务软件后台数据库为SQL Server,软件备份数据为Access数据库格式(后缀名为.mdb)。审计所需的财务数据,既可以通过安易V6软件后台数据库进行采集,也可以利用该财务软件备份数据方式采集数据,取得格式为.mdb的数据库以备用。

      二、分析与整理

      分析安易V6数据库格式,进行一些必要的数据整理,对于在AO中利用数据库方式导入财务数据十分重要。数据分析整理既可以在AO中进行,也可以在其他数据库中进行(如SQL Server 2000)。本文以取得该财务软件2008年备份数据(数据库名:b0012008)为例,在Access数据库中进行导入AO前的数据分析和整理。

      在Access中打开b0012008,找出AO所需的科目表(a_km),科目余额表(a_kmye),记账凭证表(凭证主表和明细表分别为a_pzbody和a-pz-head)共4张表(由于AO2008不支持数据库方式采集辅助账,因此可以不考虑往来及项目辅助核算)。新建一个数据库,取名anyi2008.mdb,然后将上述4张表导入anyi2008.mdb中。

      1.分析整理会计科目表。打开科目表(a_km)发现,AO所需的科目编码字段为“kmdm”,科目名称字段为“kmmc”,表示借贷方向的字段为“jzfx”(1表示借,2表示贷)。在Access查询中运行下列SQL语句生成AO所需的会计科目表(取名为“KMB”)。

      select kmdm as科目编码,kmmc as科目名称,jzfx as借贷into KMB from a_km

      2.分析整理科目余额表。打开科目余额表(a_Kmye)发现,年初余额分别存放在“ncjfye”和“ncdfye”两个字段中,“ncjfye”表示年初借方余额,“ncdfye”表示年初贷方余额,同时该表缺少表示记账方向的字段。以“kmdm”为关联字段与a_km表进行关联,在Access查询中运行下列SQL语句生成AO所需的会计科目表(取名为“KMYEB”)。

      Selecta_km.kmdmas科目编码,a_km.kmmcas科目名称,a_km.jzfx as借贷,a_kmye.ncjfye+a_kmye.ncdfye as年初余额into KMYEB from a_

      km inner join a_kmye on a_km.kmdm=a_kmye.kmdm

      3.分析整理凭证库。由于凭证主表与明细表分别以“a_pzbody”和“a_pzhead”两张表存放,可通过凭证号(pzh)和会计月份(mon)字段进行关联;同时,该凭证表中的“凭证号”字段下的记录为“记账X”(“记账”表示记账类型,“X”表示凭证号)格式,因此需要对“凭证号”字段拆分为“凭证类型”和“凭证号”两个字段,在Access查询中运行下列SQL语句生成AO所需的凭证表(取名为“PZB”)。

      Select a_pzbody.pzrq as凭证日期,left(a_pzbody.pzh,1)AS凭证类型,val(right(a_pzbody.pzb,5))AS凭证号,a_pzbody.zy as摘要,a_pzbody.kmdm as科目编码,a_pzbody.j_je as借方金额,a_pzbody.d_je as贷方金额,a_pzhead.fjas附件,a_pzhead.lr as制单,a_pzhead.jz as记账,a_pzhead.sh as审核into PZB from a_pzbody inner join a_pzbead on(a_pzbody.pzh=a_pzhead.pzh)and(a_pzbody.mon=a_pzhead.mon)

      三、数据导入

      进入AO相关审计项目,选择点击“采集转换—财务数据—财务软件数据库数据—采集数据”,新建一个电子账簿,取名anyi2008电子账簿。在数据导入向导中点击“添加”,选择数据源定义为Access,并选择打开anyi2008.mdb,依AO提示逐步操作。由于在导入前已对数据进行了相关整理,所以在AO中不需再作调整,只需导入KMYEB、KMB和PZB三张表即可。

      在生成财务数据临时表时,选择“源数据凭证表为一个表”。

      1.会计期间定义:采用辅助导入方式,选择会计年份为2008。

      2.科目余额导入:选择[源_KMYEB],不需作调整,直接进入“字段对应设置”按相关要求设置好即可。余额方向设置时应做好字段值映射,1为借,2为贷。“会计月份”可不选择,点击导入。

      3.会计科目表导入:选择[源_KMB],不需作调整,直接进入“字段对应设置”按相关要求设置好即可,余额方向设置方法同科目余额表的设置方法一样,“科目全称”可不选择,然后点击导入。

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