巧用VlookuP函数查信息

      在数据量比较大的工作表中，如果想要找到符合某些特征的记录，通常会采用筛选的方式实现。但如果查找的是某一条记录的话，用查找引用类函数VLookup就会更方便。

      Vlookup中的V是Vertical的缩写，从单词本身可知，这是一个垂直进行查找的函数，也可理解为在一列数据里找信息的函数。

      现在，我们先通过Excel函数帮助（摘自Excel2007）了解这个函数的说明及语法形式：

      Vlookup是在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。其语法为VLOOKUP(100kup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)。

      Vlookup（需要找的东西，用来查找的数据表，找到后想返回的数据所在列序号，查找的方式）要注意的是：其中需要找的东西一定是在数据表的最左列，查找结果要精确的话，第4个参数要写False。

      如图1为某公司的销售记录单，有1000多行数据，要找出某工单的详细记录。（见图1）

      图1

      

      （一）查找单号为10255的销售员

      我们将需要查找的单号记录在单元格H10中，然后在I10中写公式：

      由于销售员姓名对于销售记录数据表在第2列（以ID所在列为1，向右数），故第3个参数为2。因为要精确地找到10255的销售员，即第4个参数采用精确查找，所以要写为False。而在Excel中，False的逻辑值为0，因此可以简写为0。

      采用上述的公式，我们就很容易地查到10255这张工单是由李四完成的。如果我们需要了解该工单的详细记录的话，可以继续在其他单元格里书写公式，当然第3个参数会有变化；比如产品在第4列就应该写成4。

      如果你想更轻松地去书写公式，那需要找到一种能帮忙自动返回列序号的函数就可以了。下面的例子将详细说明。

      （二）查找单号为10255的全部资料

      从表中我们知晓了这张工单的时间、销售员、产品和金额等。为了方便，可写好一个公式后用复制而写完，我们就采用Match函数来数Vlookup的第3个参数——列序号。

      Match函数可在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。Match的语法形式为MATCH(lookup_value，lookup_array，[match_type])。

      通常我们会将第3个参数写为0，这样就不需要考虑数据表的升降序顺序了。同时，在使用Vlookup函数的时候，如果第4个参数是False，那也不用考虑数据表的升降序顺序。

      Match的第1个参数和Vlookup相同，也是要找的东西，而第2个参数就要注意。因为我们想要知道的是某个字段名在一行标题中的相对位置，所以是一行的数据区域。

      假定要知道金额所在的列序号，我们的Match函数写法为：

      先在k9单元格中写入“金额”，写公式：

      接下来就会看到返回结果为5，说明“金额”相对于数据表标题，是第5个，也就是列序号为5。

      最后，我们将Match与Vlookup拼合在一起，变成公式：

      

      在把公式复制到其他单元格，就可以很容易地查找到该工单的全部资料。（见图2）

      图2

      

      而且，你会发现，通过Vlookup函数，还可以很容易地将数据表的列顺序进行调换，因此，也不失为一种调整表格的好方法。

      细心的你可能已经发现，图1中的工单有重号现象。重号我们可以通过一些技术手段来限制或规避，但像重名这类问题恐怕难以避免。那遇到重号怎么办？由于Vlookuo函数的第一个参数要求必须是唯一的，不然返回的只能是第一次遇到的记录，因此解决这类问题的方法就变成寻找唯一值。本例中如果工号+姓名，就变成了唯一值，可以知道具体的销售人员等信息，下面我们将介绍具体的计算方法。

      （三）根据工号10259和姓名王伍查找记录

      我们已经知道唯一值就是工号+姓名，在Excel中可以采用“&”符号将文本合并，所以可以把Vlookup的第一个参数写成合并的文本字符串，对于Vlookup的第2个参数——用来找东西的数据表似乎就没那么容易，其实可借助辅助列的方式，将两列数据合并成一个新的辅助列放在原数据表的最左边，问题就迎刃而解了。（见图3）