AO（08版）分部门、分项目辅助账的自动生成方法

      一、背景介绍

      几乎所有使用AO采集数据的人都有一种感觉：如果AO中有现成模版财务软件数据，使用“财务软件备份数据”模式采集非常方便；反之则数据采集太难了，尤其是对于基层的财政处这种业务部门更是这样。财政等电子数据导成电子账套虽然难，但总归还出离不了凭证、科目、余额这个基本的会计原理范畴，最后总是可以把数据导入AO形成账套的。但分部门、分项目辅助账的形成就没那么简单了，手工采集的话在AO（08版）中直接就不给你导入项目表、部门表的接口，有基层的计算机审计人员咨询AO（08版）的技术支持部门也直接回答没打算做接口，只有一些标准财务软件的备份数据可以采集分部门、项目辅助账，对于一线审计人员都知道象预算外、集中核算、集中支付等这种审计最有用的其实就是分部门、分项目辅助账了。

      本文所介绍的经验恰恰可以解决AO实践中的这一核心技术问题：一是任意财务、财政的电子数据都能很方便的采集到AO（08版）软件中形成电子账套；二是包含部门、项目信息的电子账套无论在AO（08版）软件中是否有模版，都能轻松自动形成部门、项目辅助账。

      二、总体解决思路

      用友8.xAccess是最典型的一种通用财务软件，多年来应用非常广泛，软件成熟度高。AO从开发出来一直到现在的08版都很好地支持了8.xAccess，并且一直有8.xAccess备份数据的采集模版。而通常的备份原理其实就是对文件进行压缩然后做一个拷贝，换言之就是原始文件的压缩版。依据上述理解，要采集任意类型的财政财务数据，只需要依据会计原理，把核心的一些表凭证、科目、余额、项目、部门等相关表转换到用友8.xAccess备份格式就能通过AO08版进行采集，而用友8.xAccess备份格式就是用友8.xAccess数据库的内容和结构，因此就是要把这些表转换成用友8.xAccess数据库。思路已清楚。

      三、总体解决流程

      

      图1 采集转换总体流程

      四、具体解决办法

      （一）编辑制作AO（08版）使用的用友8.x基本库

      我们的目标要将任意格式的财政财务数据转换到用友8.xAccess数据库格式，而用友8.xAccess数据库光数据表有270多张，因此第一步我需要找到AO（08版）采集数据必须的表和字段。

      经过仔细分析反复测试附件AO用友8.x基本库中的表和字段即为必须要的表和字段。

      AO用友8.x的基础表共13张，可以分三类：

      形成电子账必须表：科目表(code)、余额表(GL_accsum)、凭证表(GL_accvouch)。

      形成分部门分项目账要用表：辅助余额表(GL_accass)、部门表(Department)、项目表(fitem)、项目类别对应表(fitemss00)、项目类别表(fitemss00class)。

      目前还不需要用，但基础库中必须包含的空表：人员表(Person)、供应商表(Vendor)、供应商分类表(VendorClass)、客户表(customer)、客户类别表(CustomerClass)

      （二）将任意财务、财政数据转换至Access格式的用友8.x基本库

      1.科目表转换

      

      图2 数据转换详细流程图

      需要转换字段：科目类型cclass，科目编码ccode，科目名称ccode_name，科目级次igrade，借贷方向bd_c，部门核算bdept，项目核算bItem

      转换要点：第一，科目代码必须转换成不同级的科目靠位数来区分，中间没有任何分割符格式，例如：101.1->10101；第二，上述需要字段部分内容如果在原始数据中不存在，需要分析处理出来：例如你手头的数据中没有科目级次，你就需要根据科目代码，先分析出级次关系，然后为每一个科目添加级次字段。

      2.余额表转换

      需要转换字段：科目代码ccode，会计期间iperiod，期初余额mb，余额方向cbegind_c

      转换要点：会计期间一般指定为1

      3.凭证表转换

      需要转换字段：会计期间iveriod，凭证类别csign，凭证号ino id，行号inid，凭证日期dbill_date，附件数idoc，制单人cbill，审核人ccheck，记账人cbook，是否记账ibook，出纳人ccashier，摘要cdigest，科目编码ccode，金额借方md，金额贷方mc，部门编码cdept_id，项目编码citem_id，项目大类citem_class

      转换要点：第一，如果原始数据分凭证主表和凭证明细表，需要先处理成单张表格式的凭证表；第二，如果不需要形成辅助账，部门编码cdept_id，项目编码citem_id，项目大类citem_class等可以不填数据；第三，形成分部门、分项目辅助账，citem_id，填项目编码值，cdept_id赋部门编码值，citem_class可固定赋值“00”。