一、审计沟通的目的 内部审计的目的是促进企业又好又快发展。为了达到这一目的,在实施审计时,既要发现被审计单位在生产经营管理中存在的问题,分析产生的原因,提出相应的意见和建议,还要促进被审计单位尽快整改和规范、完善管理。而审计沟通关系到审计质量、审计效率、效果及审计目标的实现。因此,保持良好的审计沟通,审计和被审计双方开诚布公、精诚合作,可达到事半功倍的效果。 二、审计沟通的心态 实现有效审计沟通,要求内部审计人员言之有物,言无不验。 有效的审计沟通关键是心态。你用轻松愉快的喜悦心态与人沟通,会使对方感到轻松和愉快。在现场审计时,内部审计人员面对被审计单位的人员容易表现出强势的谈话心态,这是审计沟通的大忌。在审计沟通时,要注意以下几点:第一,不要把谈话搞得像审讯,使对方感到有压力。第二,谈及审计发现的问题时,要耐心听取对方阐述,深入了解情况,认真分析问题的真实原因;不要未等对方阐明,就妄加责怪,使对方产生逆反心理。第三,审计人员既不能脱离被审计单位的实际谈问题,也不要一听对方说困难就忍让,并因此表示同情,讨好被审计单位,甚至丧失原则。凡此种种,都会不同程度地影响审计质量和审计效果。 在审计沟通中,审计人员既不能过于强势,又不能一味忍让,那么,应该以怎样的心态和被审计单位的相关工作人员沟通呢?为企业防范风险、促进企业又好又快发展是审计和被审计双方共同的目的和责任,内部审计更是责无旁贷。因此,内部审计人员要以共同目标为出发点,以积极的心态与被审计单位一道,共同寻找和识别生产经营活动中存在的问题和风险,共同分析原因和寻求解决方案,共同防范企业风险,促进企业发展,实现企业目标。 实现有效审计沟通,除了具备积极的心态,还要具备以下4项技能:(1)技巧:话有三说,巧说为妙。(2)态度:态度决定一切。(3)知识:内部审计人员不但要具备审计相关的专业知识,还要懂得怎样把专业术语讲得通俗易懂。(4)文化背景:内部审计人员要具备快速融合企业文化和迅速缩小与他人差异的能力,因为内部审计人员对被审计单位文化以及相关人员的专业背景、受教育程度、年龄等方面可能存在不同程度的差异,因此,能够迅速与各种不同的人沟通,显得格外重要。 三、审计沟通的内容及形式 审计沟通过程大致可分为三个阶段,即审前调查阶段、现场审计阶段和反馈阶段。其中,现场审计阶段又可分为前期、中期和后期。前期的沟通一般围绕审计目标,在审计范围内收集信息、了解被审计单位的有关情况;中期一般用于和被审计单位的有关人员就审计发现问题,分析产生的原因,共同寻找解决方案;后期沟通主要是对审计结果的确认,如就审计工作底稿进一步确认、达成共识。沟通的形式主要有两种,即书面沟通和口头沟通。审前调查阶段和反馈阶段大多以书面沟通为主;现场审计阶段则以口头沟通为主。口头沟通好了,书面沟通一般不会出现大的问题,所以,口头沟通是沟通的重点。口头沟通无定式,但是有一个不变的真理,即随时、随地、随人、随事。而随机应变的沟通方式和方法,能使沟通在当时的条件下达到最佳效果。现场审计阶段,要牢记审计发现问题的目的是为了解决问题,要充分发挥口头沟通的作用,使问题得到迅速澄清和解决。(1)在审计项目实施过程中,针对有些具体发现,可灵活应用口头沟通的方式,一事一议,能立即整改的立即整改,不能立即整改的限期整改,对已经整改或承诺要整改的一般性审计发现,不作为审计发现问题进行处理,采用这种方式的整改效果会更好。(2)在现场审计结束后,利用对审计报告征求意见稿的沟通过程,促进整改,沟通过程中能够整改的问题,也不必上审计报告,激发被审计单位整改的积极性,取得良好的效果。 现场审计阶段的沟通一般可分为三步:信息输入、用心体会和合理输出,通俗讲就是听、想、说。信息输入、有效倾听是沟通成功的关键。沟通首要是解疑,解疑最好的办法是让对方道出实情,所以,倾听至关重要。有效倾听要做到以下几点:(1)换位思考、用心体会。(2)依实提问(引导),只有让对方觉得你愿意并且有兴趣听,他才会有兴趣讲,并且讲你想知道的。(3)要理解和认同对方的立场,就是有不同意见,也要尊重对方的立场,因为沟通没有对错,只是立场不同而已。(4)不要急于修正对方的讲话,一来表示尊重,二来也给自己留有思考时间;不要打断对方的讲话,更不要埋怨和指责,影响对方讲话的情绪;原则就是要让对方把话讲完,给对方全面系统阐述相关情况的时间和机会。用心体会、用心思考能使审计人员言之有物。每个人讲话都会有自己的立场、观点,讲的不一定全面、真实,哪怕亲眼所见也不一定是事情的真相,所以,审计人员要对所了解的信息进行加工整理,综合运用心理学、逻辑学、管理学和社会学等原理以及企业内部有关文件规定、业务流程和相关信息,通过专业判断,得出相对客观和符合实际的结论。合理输出,就是“说”。向对方反馈审计发现的问题,同时寻求解决方案,得出审计结论和审计结果。“说”一般有以下几种方式,可单独使用,也可根据当时的情景综合使用其中几种,关键是把想说的话说清楚。(1)基本型。对基础性、规范性、流程性的一般审计发现,任何人都会得出同样的结论,可以直截了当地说出自己的想法和意见。(2)提示型。对明显的违规违纪问题以及有确凿证据的舞弊现象,一定要提示对方存在的风险和后果。(3)证实型。对被审计单位就同一件事所提供的信息前后不一致或不同的人说法不一致时,可以让对方证实。(4)谅解型。有些问题虽然对企业有不良影响,但确实在生产经营过程中难免,则既要体谅对方的实际情况,又要明确说出存在的问题和危害。(5)询问型。一方面,在向对方反馈审计发现的问题时,仍诚恳地表达希望了解对方的立场、感受和愿望等;另一方面,在提审计建议前,要了解对方有没有更好的解决方案,因为不排除对方有更合理、更符合实际且更具有操作性的方案,在对方提不出更好的方案的前提下,再提出审计建议,并充分征求对方的意见,使对方更容易接受和落实。