审计人员对被审计单位的审计离不开对其账户的检查分析,账户分析包括对总账和明细账账户借贷方对应关系及其发生额的分析,也包括对与被审计单位账户相关凭证的检查及分析。这些分析既要依靠审计人员专业知识、业务技能和实际经验,同时也要依赖账户分析法的技术和技巧。在长期的财务和审计实践中,积累了以下七种对“奇异”账户分析检查的经验、方法和技巧。 1、从账面“奇异”数字金额发现问题。会计资料是数字的海洋,数字是构成会计资料的基本材料,所谓“奇异”数字是指发生了较为明显的奇怪异常的数字,所谓异常是指该数据对应其业务内容和所反映的信息内容而言的,没有一个数字绝对是异常数字,也没有一个数字天然不是异常数字,异常数是相对而言的。如,我们购买一台办公电脑用去9000元是一个正常数字,而修理一台这台电脑用了9000元就是异常数;但如果将来物价上扬到一定程度(如物价平均上涨10倍),购买一台办公用电脑用9000元也可能是异常数,而修理一台这台电脑用9000元就是一个正常数字。所以,认识异常数字必须结合特定时期的特定的经济业务内容,必须由审计人员进行准确的专业判断。 我们可以从以下三个方面识别“奇异”数字: (1)从数字大小发现问题。特别是对一些经济业务有一定的数量金额界限的,如发现无故突破这一界限便可视为异常,应进行深入的审查,我们可以用这一界限去把握其活动的合法合规的标准,如上修电脑的例子。再如,某企业销售费用全年平均每月为120万元左右,而本月份在销售量未有增加的情况下,而销售费用却上到210万元,则这210万元的销售费用就是值得推敲的异常数。 (2)从数字的正负方向发现问题。在账簿体系中,会计科目的余额本来就是有借贷方向的。在经济业务中有的业务本身是一种增加(正向)或减少(负向),如行政事业单位购买固定资产应支付贷款,即单位的相关专项购置费用增加,而单位的银行存款应减少,同时,单位的固定资产应增加,而固定基金也应增加。如果这项经济业务活动的结果与之相悖,即说明存在问题,也就是我们所说的出现异常。再如,我们盘点企业的材料存货,经查,出现了某材料的期初余额与本期收入数,小于本期发出数与期末盘存数这种现象,即出现了来历不明的材料剩余,该材料剩余余额便为异常数,应进一步查明原因。 (3)从数字的精确程度发现问题。一般会计核算对数字的计算都有相应的精确度。会计人员应以此标准处理有关会计业务,如发现账簿记录中有过分精确或过分不精确的业务,都应列为异常而加以分析细查。如,发现某企业年终税后利润刚好是100万元这一不怎么精确的数字,就应是一个异常数字。理由是税后利润是销售收入经扣除销售成本、税金和各种费用后的余额,怎么如此刚好是一个整数数字,其中有无人为调节的因素,有无为了完成目标业绩而“制造”的这样一个数字,确实值得怀疑。再如,某单位有一笔提取现金208798.56元(分录是借现金贷银行存款)精确数字的业务,也就是一个异常数字,原因是,该单位库存现金核定的限额是10000元,而且通过银行代发工资,上述业务又不是差旅费业务。通过审计人员进一步的延伸检查发现,另一笔业务的分录是借固定资产—电梯208798.56元,贷现金208798.56元,显然,此笔业务是违反现金使用管理规定的套现业务。 2、从账面“奇异”时间发现问题。所有经济活动的发生和发展总是在特定的时间范围内进行的,财务人员对业务进行会计处理也应准确反映其发生的时间或时期。时间是对经济业务进行反映和监督的重要因素,而这一要素不像金额数值那样为人们所重视,常常被忽略,但它往往也暴露出许多疑点和线索。 认识和判断时间异常,主要从两方面入手: (1)从时点的错位发现问题。经济经济活动总有其特定的时间,具体说,它总是发生于某一时点,如果有关账簿或凭证记录上无时点反映,或故意使之模糊起来,或虽有所反映但反映的时间与其相对应的经济活动有明显矛盾,都应列为异常数,作进一步审计的重点。如现金购买材料,记录所反映的时间与实物验收时点、付款时点相距甚远,就是一例异常,应引起警觉。 (2)从时间区间的延长或缩短发现问题。许多经济活动的进行总有一定时间区间,超出正常的时间区间,不能完成正常时间段所应完成的经济业务,说明其中存在非正常因素,所以应列为异常问题加以分析。如,企业的债权超过结算期和信用期不能收回,就可能出现坏账;企业在途材料和在途商品根据合同规定及其所采用的运输方式,长期不能到货,就是出现了异常,应进一步查明不能到货的具体原因。 3、从账面业务的“奇异”地点发现问题。经济活动总是在一定空间和地点进行的,这一空间和地点反映了被审计单位经济活动的特点。如企业采购材料一般有相对固定的卖主,也就是说有相对稳定的采购地点,企业的产品一般也应有相对稳定的市场,也就是说有相对固定的销售地域。如果这些地点发生变化,应反映企业生产经营管理的变化和调整。如果这种变化不能说明其正常理由,甚至业务发生地点与其业务内容存在违反逻辑的现象,这都说明出现了异常,应作为进一步的审计线索。 如被查单位的采购人员为谋取个人利益,舍近求远、舍优求劣、舍国营求个体、舍廉求贵、舍计划内求计划外,这必然表现为企业同一商品、同一价格在多个地点可以采购到,采购人员偏偏到远僻的地方去购买,即出现异常地点。 异常地点还常常表现为单位物资的奇怪的流向,即企业的物流与货币流不是呈交换性对流,而出现物流物流或货币流的迂回往返,甚至出现不明去向的流动。如,甲企业向乙企业购买物资,正常情形应为乙企业向甲企业供货,甲企业向乙企业付款。但却出现乙企业向丙企业供货,而甲企业向丁企业付款的现象,这也是异常地点的表现。 再就是某些经济活动发生地点明显违背常识,如被审计单位本身地处厦门,却到北京采购热带水果,地处山西的企业却到厦门采购煤炭等等,这种常识性的“失误”不能不引起审计人员的注意。