高校基建工程电子审计档案的建立与管理

      一、电子审计档案建立的目的

      常规的基建工程审计档案都是纸质档案，在日常工作管理、使用中，常常需要大量调阅档案，审计人员经常要查找、办理借阅手续，工作量较大，而且纸质文档经常出现外借丢失、污损，造成不必要的损失。随着计算机技术、通信及网络技术在审计工作中的广泛使用，在建立纸质档案的同时，利用计算机同步建立电子审计档案，并实行电脑管理、电脑查阅，既快速又便捷，不但减轻了劳动强度，保护了原始的纸质文档，也为基建工程审计档案管理提供一种永久保存方法。

      二、电子审计档案的内容

      高校审计档案的建立是根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案工作准则》（[2001]审计署3号令）、《教育系统内部审计工作规定》（[2004]教育部第17号令）等法律法规进行的。依据基建工程项目内部审计的具体内容（如图1所示）进行资料分类、收集、整理、立卷和归档工作，保证了审计档案的系统性、及时性、完整性和准确性。因此，电子审计档案的内容主要包括：投资决策审计档案；概算审计档案；施工图预算审计档案；招投标审计档案；资金来源及到位情况审计档案；合同审计档案；施工分包管理审计档案；施工进度款审计档案；主要材料、大型设备采购审计档案；工程变更审计档案；主要隐蔽工程及其他签证审计档案；施工索赔审计档案；竣工结算审计档案；竣工财务决算审计档案等。

      三、电子审计档案建立的方法和过程

      1.设备软件硬件配置。建立基建工程项目电子审计档案系统，应有必要的硬件和软件。硬件主要有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。Powercom为电子档案管理专用软件，用计算机资源管理器和大部分计算机通用的Office2003软件管理电子档案，特别是在档案资料不断增加及补充的情况下，简单易操作。

      2.建立合理的电子档案编码规则。合理的编码规则是基建工程审计电子档案建立与管理的基础，好的编码规则可为审计档案的整理与查阅带来极大的方便。电子审计档案的编码分类，要根据不同工程项目、类别、时间，建立相应的电子档案编码规则（如图2所示），再根据编码规则建立相应的数据库，为以后的检索、查阅提供便利。

      

      图1

      

      图2

      例如：体育馆工程项目总承包合同的编码为：G-3TYG-×××-05Y，其中：

      G-3——合同文件类；

      TYG——工程简称体育馆拼音的首字母；

      ×××——文件编号；

      05Y——文件签订年份。

      3.基建工程项目审计电子档案的建立方法。根据审计档案不同的来源和类别，电子审计档案的归档方法不相同，具体如下：

      (1)对工程项目投标、报价电子文件资料，可直接将文件保存至相应的档案目录的文件夹中；

      (2)对于在计算机上不能直接得到的资料，如上级来文，其他部门或单位来文等，可以对原文件进行扫描，存入相应的文档；

      (3)对于数码图片、音像等通过数据线传入计算机，存入相应的数据库；

      (4)对于未联网的计算机中的资料，则可采用移动硬盘进行转存；

      (5)对互联网上的资料可通过下载，存入相应文档。

      在基建工程项目审计电子档案归档的同时，根据档案编码规则，要进行档案目录编写，做好管理工作，由于多数资料是使用Word、Excel等Office软件，目录的编写建立采用表格的形式，设置以“超级链接”进行分类和目录，目录和子目录之间的查找。资料归档时在相应的子目录中登记，子目录与数据库也使用链接。

      用Word建立的编码目录，分类和目录可建在一张页面上，每个子目录使用一张表格。目录与子目录的链接采用“书签”的方式；用Excel建立编码目录，不同的分类可使用不同的工作表，在每个工作表上建立目录，每个子目录所在的单元格需要进行名称定义，链接采用“书签”定义的方式。基建工程竣工结算审计以及竣工财务决算审计结束后，对工程项目审计涉及的所有电子档案进行刻录光盘备份，以便永久保存，防止被计算机病毒侵害而丢失。

      4.基建工程项目审计电子档案的检索与查阅。基建工程项目电子审计档案的编码目录，也就是电子审计档案的查阅系统。由于各级目录之间都存在链接关系，所以，打开基建工程项目电子审计档案目录文件、点击相应的目录，即可找到要查阅的档案资料，在子目录中如档案题名较多，使用关键词“查找”或“筛选”功能，即可轻松查找到，也可通过学校局域网，输入相应指令或密码便可实现网上查询，甚至远程调阅档案。基建工程项目电子审计档案编码目录整理完成后，将文件另存为Web页，可方便的用IE浏览器进行检索查阅。

      5.基建工程项目电子审计档案的管理。基建工程项目电子审计档案的管理，也像常规档案一样，首先要及时、系统、完整地记录、收集、制作、归档等做好链接。由于基建工程项目电子审计档案的特殊性，防止查阅人员误删除或改动，需对档案的文件进行“保护”或设置成“只读”，对需要保密的审计档案资料，则要设置访问密码，密码提供给相关的人员使用。另外，基建工程项目审计档案资料要及时备份，要做好计算机病毒监控，设置防火墙，防止病毒感染与侵入。随着高校审计事业的发展，审计的内容和方法也在不断地发生变化，审计档案的形成和管理将会不断的遇到新的问题和挑战。审计工作者在审计过程中，通过建立电子审计档案，及时解决和发现影响审计档案质量的问题，对提高审计资源使用效率和审计质量具有十分重要的作用。