企业物资采购合同审计的主要内容及取证方法

作 者:

作者简介:
张传德 北京中路华会计师事务所山东分所

原文出处:
铁路采购与物流

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2008 年 06 期

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      一、合同主体审计

      合同主体的合法性,是确保合同法律效力的前提。为保证采购合同的有效性、合法性,避免因签订无效合同造成企业经济损失,必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。

      1.审查签订合同的主体。重点审查供货方是否为依法登记的企业法人,审查供货方提供的营业执照(要求企业提供营业执照副本原件),确认供货方是否为法人企业,避免与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的公司职能部门、分公司签订合同。审查企业最近一期在工商部门的年检情况,是否及时年检;企业营业期限是否已经过期或即将到期。

      2.审查供货方经营范围。重点审查营业执照注明的经营范围是否包括合同标的,是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围。

      3.审查供货方有无履约能力。审查供货方提供的各种资质文件,关注各种资质的取得日期、到期期限及业务主管部门的年检情况;审查企业的年度财务报告,了解资产结构、生产经营人员状况、生产能力及上一年度生产供应情况、库存状况,判断供货方的履约能力;适当审查企业的资产负债情况,了解企业的偿债能力。

      4.审查授权委托代理人的代理资格是否合法。审查授权代理书是否经公司法人授权批准,授权书是否签章齐全,提供证明身份的有效证件是否与授权人及被授权人相符。

      二、合同签订前进行招标比价审计

      1.注重对价格信息的收集。采购合同审计不仅需要一般的财务会计知识、基本审计取证方法,也要求审计人员掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等等。审计人员平时应加强这方面的知识积累,做好市场调查,通过亲临市场、电话查询以及网上询价等途径,了解各种物资材料的来源和供销价格,并建立对应的市场信息库。

      2.充分运用信息化管理手段。企业生产经营所需大宗物资的采购,一般具有重复性,其结果可以为以后的物资采购提供参考。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入计算机系统,审计采购合同时,可及时从计算机中得到该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期等情况。审计人员可在此基础上,结合市场变化情况,估算现阶段合理的采购价格,并与合同价格进行对比,以保证工作质量,提高审计效率。

      3.加强对招标过程的审查监督。通常情况下,企业小量、小额采购业务由企业自购,批量、大额采购进行公开招标,审计人员应重点审查招标程序是否合法,操作是否规范;审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求,以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。

      三、对合同条款的审计

      1.对合同内容的审计。根据企业生产经营计划、库存管理办法、合同管理审批程序等要求,对采购合同内容的合法性、真实性、有效性及可行性进行严格审查。首先检查合同是否违反国家的法律法规,违反法律法规的合同自签订起就是无效合同,不受法律保护;合同是否以真实的经济交易为基础;合同是否有缺陷、是否遗漏必要条款、是否存在不利条款;合同是否可行、是否显失公平等。

      2.对合同条款的审计。《合同法》中规定了购销合同的必备条款,对这些条款应逐项进行审计。

      ①当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确,也是落实合同权利和义务的前提。主要审查合同单位名称与中标单位、营业执照名称是否一致,与所加盖的合同专用章名称是否一致,住址是否与营业执照公司登记的法定地址一致。②标的。重点审查合同标的物资是否与公司按计划要实施采购的物资相符,型号及规格是否准确、齐全。③数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款。应重点审查合同上是否清楚具体地写明了确切的数量及计量单位,质量要求要明确执行的是国家标准、行业标准、技术标准等。④价款或报酬。该条款是采购合同的核心条款。实行招标采购的,应重点审查采购合同价格是否为中标价格,是否为一口价;非招标采购的,应审查价格是否进行过市场调查、询价、比价,价格是否含税,是否高于市场价,是否包括运费、装卸费等相关费用。⑤结算方式及期限。审查采购合同是否明确结算方式和付款期限,是否符合有关结算规定,如大额资金收支不能以现金结算。付款期限应明确是一次性付款,还是分期付款,是否预留一定比例的质保金,质保金返还的最后期限等。⑥交付标的物的方式、时间、地点。审查采购合同是否明确了交货方式、交货时间、交货地点。⑦验收标准、方法、地点及期限。审查验收标准是否明确,是用国家标准、行业标准还是技术标准;是在卖方现场验收还是到货后在买方验收;是否约定了验收期限。⑧违约责任及解决办法。审查合同的违约处罚是否明确具体,如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等;解决争议的方式是否确定,如协商、仲裁,还是诉讼,首选法院是哪家。

      四、合同执行情况及变更情况的审计

      审查合同的实际履行情况,是否存在不执行或执行不完全的合同,分析原因,以利于企业尽快采取措施,将合同损失降到最低,也为企业将来签订采购合同提供经验教训;审查合同的变更情况,变更理由是否真实、合理,变更合同是否采用了书面形式,是否履行了变更批准、审签手续等。

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