一、材料采购审计微机辅助管理系统应具备的功能 1.事务处理功能。包括进账、汇总、计算、打印输出。微机记账包括利用微机登记材料采购审计明细账（做审查记录），贮存采购计划和订货合同。登账由审计人员通过键盘录入方式将购货发票和收料单上的材料名称、数量、价格、供货单位、经办人等有关信息按照一定的数据格式录入到数据库中，这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一，同时是汇总采购量、计算价差率、计算平均实际进价的基础，也是进行信息查询、价格合理性判断的基础。汇总计算是对数据库中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总。通过计算分析综合价差率，考核材料采购成本的升降情况，评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类材料采购量在全部采购量中所占的比重，进一步分析影响综合价差率变化的重要因素，找出材料采购审计工作的重点。 2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、分月采购情况查询、分月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容，通过查询，将近期内某种材料每次进货的价格情况在屏幕上显示出来，为价格审计提供可靠的依据。 3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划，自动审查购货发票数据计算是否正确，对采购价格的合理性进行审查分析，并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。 二、材料采购审计微机管理操作流程 1.数据文件的组织及基本流程设计。利用计算机进行材料采购审计，需要建立以下数据库文件：发票库、明细账库、材料价格目录库、采购计划与订货合同库、报表库。 发票库用于存放每一张发票所列材料及所附验收单的采购信息资料；明细账库用于存放年度内所有经审查合格的材料采购信息资料；价格目录库用于存贮各种材料的类别、名称、规格型号、计划单价、上年实际平均单价等信息；报表库是对明细账库进行加工整理生成的，用于提供各种查询信息，输出各种报表。 2.计算机自动审查的实现。将购货发票、收料单上某种材料的名称、规格、数量、金额、运杂费、增值税等数据录入并存放到发票库中。系统首先到存放“采购计划、采购合同”的数据库中查找，若找不到，则说明无采购计划，或者是所采购的材料与供货合同的规格不符，系统应立即给出提示信息，做出不予办理审计签证的决定；若该种材料有计划，再查找实际采购量是否小于计划剩余量，若实际采购量大于计划剩余量，超出计划采购的数量，由审计人员根据具体情况做出决定。 购货发票数据计算正确性的审查。被录入到发票库中的某种材料在通过有无采购计划和订货合同的审查后，系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错，系统都要给出误差金额的提示，并禁止继续录入，做出不予审签的决定。在每录入完一条记录后，系统还应自动计算出该种材料的计划价格总额、材料价差额和材料价差率，以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价格总额不符，则说明在材料的验收方面存在错误，可能是数据计算错误，也可能是任意改变了计划单价，还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料，这要由审计人员进一步调查分析处理，对于验收单上填写错误的要退回更正。 价格合理性的审查。被录入到发票库中的某种材料通过以上各种审查后，系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式，具有确定性。 材料采购审计辅助系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都应在发出“不予办理”提示信息的同时，对相应的记录做出特殊的标记。发票库中的记录只要存在这种标记，系统就阻止该发票中的数据记入明细账。只有经过以上几项审查均无错弊的购货发票，才能将其从发票库记入明细账库，审计人员才可以据此办理签证盖章手续。
