运用EXCEL软件审计企业证券投资业务

      近几年来，在对企业的审计中经常会遇到证券投资类业务。面对冗长的证券交易流水账，单靠传统的人力审计，费时费力，且精确度难以保证。运用SQL软件等先进的计算机技术辅助审计，则对审计人员的计算机理论功底提出了很高的要求。最近，笔者在对某集团公司审计中，运用EXCEL软件审计了该公司6年的证券投资业务，收到了较好的效果。

      一、获取相关数据库备份文件，导入EXCEL工作表

      相关数据库文件是指与企业证券交易有关的历史数据资料，即企业在证券公司所开设的资金账号交易流水账的电子文本格式，通常情况下均可由证券公司从后台备份数据库中导出，提供给客户。一般情况下，导出的数据库备份文件为.TXT文本格式（也可要求证券公司提供其他格式的数据库备份文件），以下的论述也都基于.TXT文本格式。将所取得的数据库文件成功导入EXCEL工作表，这是计算机辅助审计的基础工作。具体做法是：点击EXCEL软件工具栏中“数据”选项，选择“获取外部数据导入文本文件”，根据弹出的对话框选取需导入的数据库备份文本文件，即可进行数据的导入工作。在导入过程中，需要注意的是正确区分文本文件的分隔符号，确保导入每列数据的正确性，正确选择分隔符号为“TAB键”或是“逗号”或是“空格键”等等。此外，还可选择固定宽度来划分每列数据的间隔，保证导入数据的正确性。

      数据导入后还须验证数据的正确性，审计人员可设定公式计算每一笔交易后的资金余额，与导入数据中的资金余额相核对，一致则OK，出现差异还需进一步分析查证。

      二、运用EXCEL软件的数据筛选功能审计资金账号内的“资金流”

      一般来说，“资金流”的审计目标包括资金账号内资金的流入与流出是否均在企业会计账册中如实反映，特别是现金的流入与流出，是否存在非正常的资金流动；利息收入与红利收入是否也在企业会计账册中正确体现等等。具体做法是：选定导入交易数据的EXCEL工作表内代表业务标志的那一列，点击工具栏中“数据”选项，选择“筛选自动筛选”，选定列的标头即会出现下拉箭头，点击下拉箭头后出现这一列中反映的所有业务类型，包括资金存取、股票买卖等，选择资金存取（包括转账存取和现金存取）即可筛选出所有反映资金流的数据记录，与企业会计账簿所反映的资金进出记录相核对，可验证企业会计记录是否真实完整。如出现不匹配的情况，则该企业可能存在重大问题，需引起审计人员重视。另外，点击利息收入与红利收入筛选出相关数据后实施审计工作，即可实现利息与红利的审计目标。

      三、综合运用EXCEL软件的数据筛选和数据排序功能审计资金账号内的“股票交易流”

      “股票交易流”的审计目标一般包括查证股票买卖的实际盈亏情况，以此证实企业的会计账册所反映的投资收益是否真实准确；查证所持股票的浮动盈亏，以此证实企业所计提的跌价准备是否充足；查明是否存在违规操作、非正常转移股票、国有资产流失等严重问题。具体做法是：首先，运用EXCEL软件数据筛选功能筛选出股票买卖的交易数据记录，复制粘贴于新建EXCEL工作表内；然后运用EXCEL软件的排序功能，对股票交易进行重新分类、归集、梳理。排序过程中，选定股票代码或股票名称为第一排序，交易日期为第二排序，如有需要还可设定第三、第四排序，据此可将同一股票的历史交易记录归集在一起，并按交易时间先后顺序排列，以便审计人员分析计算。在计算工作中还应注意该股票的送红股情况，在送股日前一天插入空行，根据除权日含权股的数量以及送股比例计算出应得红股数量，增加该股的持股数量。根据排序整理后的数据，审计人员可计算出任意时点上各个股票的交易盈亏与持股盈亏。此外，审计人员也可设定公式，计算出任意时点上股票的余额，与证券公司提供的月末或年末资金账号内的股票余额相核对，从而确定是否存在非正常转移股票造成国有资产流失的问题。

      四、运用EXCEL软件审计证券投资业务的缺陷及解决对策

      1.EXCEL软件有其本身固有的缺陷，即数据处理量不能过大。每张EXCEL工作表的行数最多有65534行，即每张工作表最多处理65534条数据记录，如果遇到企业投入资金量比较大，操作时间比较长，交易比较频繁，交易记录比较多的情况，以EXCEL软件的数据处理能力来看就有点捉襟见肘了。解决对策是：减少数据库备份文件所含的数据量，可要求证券公司提供每年度的备份文件，审计人员再逐一导入各张相应的EXCEL工作表，以此解决EXCEL软件数据处理能力不足的问题。

      2.“股票交易流”审计中的数据排序操作不适用于新股中签及抛售交易记录的归集。因为中签新股的股票代码与新股正式上市流通时的股票代码不一致，股票名称也不同。EXCEL软件不具备程序编写与执行功能，无法像SQL一样，通过编写执行语句来实现计算机自动识别和配对归集。笔者在实践中是通过人为的判断与调整来完成新股买卖交易记录的归集工作，判别的依据是：中签新股代码与上市时的代码后三位通常情况下是一致的，股票名称上也有相同之处；另外新股中签后，企业往往在上市之日即会抛售，故新股中签与抛售的日期间隔不会太长。据此三点，基本上也能正确归集新股的买卖交易记录，只是还费时费力一些。