一、从货币资金账目入手,跟踪资金流向,加强货币资金管理 对于套取货币资金,做假方式五花八门极为隐蔽,但不管是“账内作假”、还是“账外暗中”,万变离不开“钱”,主要是打银行存款和现金的主意,最常见的手法是:弄虚作假、改头换面、化整为零,多报费用,套取现金。在进行内部审计时一是注意银行存款资金流向:单位开设的银行账户是否有个人账户或多头开户;银行付款时,收款人是否与业务活动无关的第三方账户;收款单位和对方开出的发票是否为同一单位,金额是否一致等等。二是注意现金流向:开支内容、报销发票的真假;是否有可疑的白条入账;是否有应通过银行结算而用现金支付的项目、原因何在;开支内容的合理性,等等。例如费用开支的数额与单位的规模、工作量存在一定的依存关系,如汽车用油量与行程公里数,办公设备易耗品消耗量与工作量存在直接的证据支撑依据,在某段时间内某项费用支出与工作量明显不对称的,就应引起审计人员的关注。 对于集团公司,从内部控制的角度来说,一方面对于任何支出都要有严格和完整的原始凭证,相关人员需在背面签字确认,审核人员应对业务付款规则非常熟悉,不能见到发票就付款;另一方面严格按照央行和财务部规定,银行账户禁止公转私;有严格的收款管理制度,收到现金及时上交,收支账户两条线,严禁公司内部私设小金库和个人账户。 二、熟悉生产流程和附加产品的生产,取消账外账 作为内部审计人员,不仅要对公司的财务会计处理熟练掌握,对公司内部的生产流程和生产工艺等业务也必须熟悉,才能发现是否存在账外账等行为。账外账的资金来源主要有:生产经营附加产品收入,服务和劳务收入,价外费用收入,赞助、捐赠收入,股票、债券等投资收益,回扣,罚款,会费收入,资金返拨等等。这部分资金虽然具有较强的隐蔽性,知情人不多,不易查出,但是经济活动总有其规律性,如果熟悉生产流程和生产工艺,通过运用分析判断法,外查内访等,完全可以被发现。 例如某集团公司下属的工厂,在生产产品过程中会产生煤渣(建筑用)等下脚料,但在财务账面上没有反映这部分材料的处理情况。审计人员由于比较熟悉生产工艺流程,专门针对这个问题到车间实地走访工厂负责人和车间工人,并从生产部中控室和销售部获取了生产快报及发货记录,因为车间、班组的记录往往不易做手脚,从而掌握了工厂对外销售这部分废料收入不入账的真实情况。 对于集团公司,从内部控制的角度来说,应严格按照财务制度规定,取消账外账,还要经常对企业内部控制制度进行测试,重点检查测试有漏洞的环节,若分析有异常,深入分析异常科目,找出异常变化的内在原因。例如可采用固定资产清单进行现场资产盘点、核对,特别关注店面场地出租收入是否全部入账;有账无物的机器设备是否转租,租金收入是否入账;无账有物的账外资产的经营收入是否入账;单位的存款是否转移为公款私存等等。 三、注重实地审查,跟踪延伸下属单位和关联企业 内部审计方法通常是交叉使用,同一种方法经常用于不同方面,主要指向企业的财务账务处理与实际业务的交叉点,实地审查是其中最常用也相对有效的一种技巧。财务人员对自己一些账务的处理心知肚明,防范意识也比较强,但其他部门的工作人员包括主管对此可能并不太清楚,当审计人员实地进行审查,了解情况时,财务部门千方百计掩盖的事实就可能立时暴露。 例如为了促进销售,公司往往将销售部门人员的收入与其销售业绩挂钩,在这种情况下,销售业绩表就成了真实反映销售情况的记录单。又如突击盘点出纳现金,在事先不通知的情况下突然检查财务人员的保险箱、办公桌、文件柜等地方,清查出财务人员保管的现金、存折和有价证券,再与调节后的现金余额进行核对,盘盈和盘亏数额较大的、无法出示有效证据的,可以列入重大疑点跟踪审查。在检查中发现的存折、个人账户、收款收据、借款等会计资料,都有可能成为发现问题的突破口。 实地审查还有一个好处是利于帐外资料的收集和分析。例如近年审计署披露的长江堤防工程、水下隐蔽工程造假案件,就是在实地审查时从工程管理、供货商背景、工程现场记录、财务资料、资金流向等方面全面入手,不仅是查账面的,更重要的是跟踪审计,现场核对,尤其是石料的采购和投料两个重点环节。如一笔长江堤防建设资金是从一张100万元和一张106.4万元的石料供应发票上突破查出的。发票既无财务章,又无税务章,经查无该石料厂,揭开了假合同、假供料、假图纸、假监理、假验收的五假工程真相。在抛石环节,注重查看抛石记录、气象日记、运输记录。不能实施作业的天气还有施工记录,显然是造假;抛石船的方量和运输船的装载量严重不足,也严重不符,这显然也是虚假的记录。生产造假与工程造假差不多,通常通过假购料、假入库、假用料虚构支出,可以采取跟踪审计购料发票的方法:①企业日常的购料渠道,是否存在与正规购料渠道不符的情况;②购料合同是否完备;③付款结算关注是否使用现金付款、银行个人账户;④现场查对发料供应商,了解供应商的真实性,发料出库记录、运输记录、托运记录等。 对下属单位和关联企业往来也需加以注意,有些单位往往利用多数人忽略的盲区,将资金以某种名义拨付给下属单位和关联企业,然后进行报销、转付,套取出现金、银行存款。常见的手段如拨款存放在职工食堂账、工会账上,再进行支出。 四、采用计算机辅助审计查账 目前,不少企业都已经实现了微机化管理,在进行内部审计时应将销售、供应、生产、统计等部门作为获取资料的重点,既要调取纸质资料,又要调取电子文档,以保证证据资料的完整性。此外随着会计电算化的日益普及,审计手段已经由传统的手工审计向计算机辅助审计过渡。现阶段的审计工作要涉及大量的审计数据分析,如果使用手工操作是不可能完成的,计算机辅助审计的作用是快速准确地进行会计数据分析:①可以评价被审计单位的内部控制风险;②进行分析性复核,发现异常的项目,例如可以发现某一阶段某项费用突然大幅度增加现象;③进行会计数据测试,检测被审计单位的手工控制和程序控制,例如使用已经处理过的会计数据来做测试,对比预测结果和实际结果,从而调查分析差异,发现审计线索。