巧用EXCEL超链功能自建“个人经验库”

      相信每个审计人员都会将自己以往的审计资料收集起业，记录在笔记本上或记录在计算机中，现在介绍如何巧用Excel超链接功能制作一个运用直观、 操作简便的“个人经验库”，以便总结经验，在以后审计查出类似问题时借鉴。

      其制作过程如下：

      一、新建一个文件夹“个人经验库”。在该文件夹中新建“法规库”和“审计报告”两个文件夹，将以往收集的法规（最好以Word文档）保存到“法规库”文件夹中，每个法规文件名即法规名，再将相关项目的审计报告保存在“审计报告”文件夹中。

      

      二、生成Excel表，表名为“个人经验”，保存在“个人经验库”文件夹中。 表头为：

      

      三、在表中添加查处的问题所对应的项目。如图：

      

      在“违反法规条款”、“处罚法规条款”以及“备注”所填内容的单元格分别点击右键，在所列的快捷菜单中选择“超链接…”，在弹出的对话框中选择“个人经验库”文件夹内的“法规库”和“审计报告”分别对应的法规和审计报告，创建链接。

      四、对“个人经验库．XLS”文件加密。 “个人经验库”仅限于审计人员实践经验积累，为避免审计报告内容公布范围的扩大和被审单位财务信息失密。我们对涉密部分进行加密处理：打开“个人经验库．XLS”文件， 选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在系统弹出的对话框中选择“工具—常规选项”，在弹出的对话框中，分别设置好“打开权限密码”和“修改权限密码”，确定退出。以后每次打开工作簿时，Excel都会要求使用者输入密码。接下来， 将“审计报告”文件夹属性设为隐藏即可。

      这样通过一定量的积累，一个动态的“个人经验库”就生成了，下面我们来说一说它的应用。

      当审计中发现以前曾查处同类问题时，审计人员通过人个研判，给问题定性，如挪用专项资金，选择“违规问题性质”列，在编辑菜单中选择“查找…”，在弹出的对话框中输入关键词，如“挪用”，点击“查找下一个”按钮。计算机迅速从众多的问题中查找出该类问题，对应的“违反法规条款”、“处罚法规条款”和“处理尺度”及“审计报告文号”一目了然，如要进一步了解该法规的条款内容，只需点击超链接文本即可，在撰写报告时只需将该条款复制到报告中，有助于审计人员理清思路，准确应用法规条款，借鉴以往处理尺度，提高审计效率和质量。

      如对同一被审单位再次审计，其基本情况、收支情况、资产负债情况、以前违规问题及处理，通过打开所链接的审计报告，反映给审计人员，大大节约了查阅资料和审前调查的工作量。

      “个人经验库”仅限于审计人员实践经验积累，应注意保密。

      （摘自《甘肃审计》（兰州），2007.6.24）