一、电子数据的采集和转换 由于住房公积金信息管理系统不同于一般的财务电算化管理系统，不便于运用通用的审计软件采集和转换电子数据，所以，我们采取了通过数据库备份的形式直接采集数据。其方法是：在被审计单位的信息管理系统中对数据库进行完全备份，在审计人员的计算机中恢复数据库，通过对数据库中的数据表进行检查和筛选，最后和被审计单位信息系统管理员一起确定了两张主要审计表和相关的辅表。主表是：private（个人账户表）、unit-detail（单位缴存流水表）；辅表主要有：行业代码表、缴存类别表等。 二、建立中间表，进行数据分析 我们取得被审计单位住房公积金数据表后，使用SQL-Server数据导入导出功能，将sybase格式的数据表导入并转换为SQL-Server数据库格式，直接通过SQL-Server的查询分析器浏览电子数据，编写SQL语句，进行查询分析，根据审计目标生成需要的电子数据，并导出到Excel，由其他审计人员运用Excel中的功能，进一步分析整理，再针对疑点问题查阅纸质会计资料，逐项落实，大大缩短了审计时间，提高了工作效率。现列举其中的3个审计事项如下： （一）住房公积金月人均缴存额前10%和后10%人群行业分布情况的计算（分步计算的方法） 审计思路：在电子数据审计过程中，比较复杂的是住房公积金月人均缴存额前10%和后10%人群行业分布情况的计算。因在被审计单位的unit-detail（单位缴存流水表）中，记录了从1996年至2005年各单位历次缴存的住房公积金流水记录，数据量较大，同时，在“缴存类别”字段中，又分为正常缴交和补缴以前年度等情况；在缴存频率上，有每月缴一次的，有每季度缴一次的，有半年缴一次的，都统一记录在“月缴存额”字段中，数据输入较乱。基于这种情况，我们采用分步计算的方法。首先是求出2005年正常缴存单位的年缴存额，并选取需要的字段导出为Excel形式；其次是运用Excel功能求出单位月人均缴存额；第三是求出前10%的人群和后10%的人群；第四是分析前10%人群和后10%人群的行业分布。 审计过程： 1.2005年单位正常缴存住房公积金的计算 考虑到数据量大，审计时运用了SQL-Server数据库对unit-detail（单位缴存流水表）进行分析。首先从1996至2005年度单位缴存公积金流水表中筛选出2005年度正常缴存的记录共4544条(SQL语句为：select*from unit-de-tail where left（缴存时间，4)=‘2005’and交存类别=‘正常缴交’），然后将筛选出的4544条记录导出到Excel。 2.2005年月人均缴存数的计算 ①计算出各单位2005年的单位年缴存额。运用电子表格的分类汇总功能对“单位名称”分组，对“月缴存额”求和，得出2005年正常缴存公积金的单位数为485户，各单位年缴存额为9590万元。 ②计算出各单位2005年月人均缴存额。计算公式为：月人均缴存额＝年缴存额÷12÷单位人数。 3.计算月人均缴存额前10%和后10%的人群。由于许昌市2005年正常缴存住房公积金的单位为485户，数据量小，所以，月人均缴存额前10%和后10%人群的计算，无须通过公式，只需在Excel中排序后，通过观察的方法，便可选取前49个单位和后49个单位，得到月人均缴存额前10%和后10%的人群。 4.月人均缴存额前10%和后10%的人群分布分析。在许昌市住房公积金信息管理系统中，已对单位类别进行了标识，存储在“行业代码表”中，共分30种类别，如：邮电系统标识为1，城建系统标识为2，煤炭系统标识为3，铁路系统标识为4，金融系统标识为19等。因此，对不同行业人群的分布仍可运用Excel的分类汇总功能，对“行业代码”字段分组，对“月缴存额”字段求和（或以“单位标识”为查询条件用count（ ）函数计数，用sum（ ）函数求和）。 （二）住房公积金月个人缴存额前10名和后10名的计算（审计模型代入的方法） 审计思路：由于private（个人表）记录了全市所有参加住房公积金人员的缴存信息，数据量较大，但审计分析计算过程要比unit-detail（单位缴存流水表）简单，所以我们设计了一个简单的数据分析模型，在SQL-Server数据库中的查询分析器中运行。首先建立审计中间表“privatel”，并插入“月缴存额”字段；其次令“月缴存额”=“单位缴存”＋“个人缴存”；第三是在审计中间表“privatel”中对“月缴存额”排序（先降序排，再升序排）。 数据分析模型与审计过程： Select*into privatel FROM private ALTER TABLE privatel ADD月缴存额float Update privatel Set月缴存额＝单位缴存＋个人缴存 Select*from privatel ORDER BY月缴存额 Select*from privatel ORDER BY月缴存额Desc 排序后，选取前后50名，导入到Excel，并通过逐人调查落实，排除非常因素，得出符合条件的住房公积金月个人缴存额前10名和后10名的正确结论。
