如何在票据审计中巧用“SUMIF（）”及“IF（）”函数

      在审计工作中，一般对被审计单位的各种票据如发票、收款票据、收款收据、内部收据等的审核，通常采取将票据存根与记账联逐笔核对，以检查所开出票据金额是否全部入账。由于被审计单位大量的票据记账联序号排列无序，给审计工作带来许多不便，不仅浪费时间，还容易出错。为了解决这一问题，我们摸索出利用EXCEL，制作《票据审核工作表》，运用“对满足条件的单元格求和SUMIF（）”及“条件IF（）”函数，计算机就能自动对票据中的数据进行传递、检索、判断、计算等，轻松解决了这一问题。下面以《票据审核工作表》（简称票据工作表）为例，介绍一下其功能、制作及具体使用方法：

      一、票据审核工作表的功能

      《票据审核工作表》是一个多功能工作表，它具有以下功能：

      1.自动对票据中的数据进行传递，检索；

      2.自动对票据中的数据进行判断；

      3.自动对票据中的数据进行计算；

      4.自动对作废票据和输入错误进行显示或提示；

      二、票据审核工作表的制作

      在EXCEL电子表格中建立一个工作簿，在“票据审核工作表”A1、B1、C1、……单元格中输入有关字段。（格式详见“票据审核工作表”）。

      该表主要分为两大部分，左边是“票据记账联审核表”，用途为在审计工作中对已计入会计凭证中的票据记账联序列号和金额进行摘录，其表现为所记录的票据记账联序列号排列无序。右边是“票据审核结果表”，用途是对检查期间内的票据存根联序列号、金额的记录与票据记账联序列号、金额审核的结果。

      具体制作步骤如下：

      1.对票据中的数据进行传递、检索。选中票据工作表中M1，输入以下公式：“＝SUMIF（E∶E，L∶L，G∶G）”。它的作用是：如果表E列当前行的值等于表L列相应行的值，那么就将表G列相应行的值赋给表M1单元格，即使E列的数据与L列的数据排列无序，工作表对已采集的数据进行自动传递和检索，使工作人员不必为调整数据顺序再增加繁重的核对工作。

      2.对票据中的数据进行判断。在对票据检查工作中，通常要检查已开出票据金额是否全额入账、少入账或是未入账，利用“IF（）”函数，根据需要的条件对票据中的数据进行判断。

      （1）对票据中“全额入账”的数据进行判断。选中票据工作表中“已入账金额”N1，输入以下公式：“＝IF（AND（K1－M1＝0，M1＜＞0），M1″″）”，它的作用是：如果“存根联金额”K1与“记账联金额”M1相等和“记账联金额”M1不等于0时，那么“已入账金额”N1单元格计算结果为“记账联金额”M1数值，否则计算结果为空值。

      （2）对票据中“未入账”的数据进行判断。选中票据工作表中“未入账金额”O1，输入以下公式：“＝IF（AND（J1=L1，K1－M1＝K1，K1＜＞0），K1，″″）”，它的作用是：如果“存根联票据号”J1与“记账联票据号”L1相等，和“存根联金额”K1与“记账联金额”M1的差等于“存根联金额”K1，“存根联金额”K1不等于0，“未入账金额”O1单元格计算结果为“存根联金额”K1数值，否则计算结果为空值。

      （3）对票据中“少入账”的数据进行判断。选中票据工作表中“少入账金额”P1，输入以下公式：“＝IF（AND（J1＝L1，K1－M1＜＞K1，K1－M1＜＞0），ABS（K1－M1），″″）”，它的作用是：如果“存根联票据号”J1与“记账联票据号”L1相等，和“存根联金额”K1与“记账联金额”M1的差不等于“存根联金额”K1，“存根联金额”K1与“记账联金额”M1的差不等于0，“少入账金额”P1单元格计算结果为取绝对值“存根联金额”K1与“记账联金额”M1的差数值，否则计算结果为空值。

      3.对票据中的作废票据和输入错误给予显示或提示。该工作表在“备注”栏中设置了作废票据和输入错误自动显示或提示的功能。

      选中工作表中“备注”Q1，输入以下公式：＝IF（AND（J1＜＞″″，L1＜＞″″，J1＝L1，N1＝″″，O1＝″″，P1＝″″＝，“此联作废”，IF（AND（J1＜＞″″，L1＜＞″″，J1＜＞L1），“操作错误”，″″），它的作用是：如果“存根联票据号”J1不等于空值，“记账联票据号”L1不等于空值，“存根联票据号”J1与“记账联票据号”L1相等，“已入账金额”N1等于空值，“未入账金额”O1等于空值，“少入账金额”P1等于空值，“备注”Q1单元格计算结果为“此联作废”；如果“存根联票据号”J1不等于空值，“记账联票据号”L1不等于空值，“存根联票据号”J1不等于“记账联票据号”L1，“备注”Q1单元格计算结果为“操作错误”，否则计算结果为空值。