发票的三性及其管理控制

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中国审计报

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期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2006 年 11 期

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      发票作为经济活动的主要原始凭证,是编制会计凭证的法律依据,是会计核算最基本的原始资料。它的真实性、合法性、合理性即三性是会计核算的客观要求和可靠保障。虽然,发票也具备其他属性,但发票的上述三性是反映经济活动最根本的特征,是一切经济活动的起点,是一切经济活动必须取得的合法凭证。由于社会监督管理机制不健全、不完善,导致发票真伪难辨,给财务工作增加困难,如何加强发票三性的研究和管理控制是值得探讨的问题。

      发票的三性及相互关系

      发票是单位在购销商品、提供或接受劳务等经营活动所开具或取得的收付款凭证。发票除印制合法、开具及时,还有严格的填制要求,这些是发票所必备的要素,但重要的是体现发票的真实性、合法性、合理性。发票的真实性指印制、日期、内容、数据等真实。发票是提供会计信息的根源,真实性对会计信息的质量具有重要的影响。发票的合法性指记录的经济业务符合国家的法律法规,发票的开具和取得通过正常渠道。发票的合理性指记录的经济内容符合经营项目的计划和预算等。

      发票的三性是相互依赖、相互统一,相互关联、不可分割的。发票的真实性是合法性、合理性的前提和基础,合法性、合理性是真实性的必然结果。发票的开具、取得必须合法,使用必须合理,其合法、合理又服务于真实性,三者缺一不可。

      发票的管理控制措施

      加强职业道德教育,提高遵纪守法意识。首先是加强思想教育,正视社会出现的新问题,处理好个人和国家之间的利益关系。其次是加强法律、法规教育,普及财经知识,使人人知发票的三性及其管理控制法、懂法、守法。重点抓好财务人员职业道德建设,爱岗敬业,遵纪守法,不谋私利。

      加强内部控制,强化财务管理和监督。首先进行事前监督。大项经费根据预算制定支出计划,提出供货渠道、型号、单价、金额等内容;审查支出计划是否符合实际需要,对具体项目进行抽查,了解厂家的资质、产品质量、价格是否符合要求,经单位主管审批后实施。其次是进行事中监督。大项经费指定专人对关键环节实施监控,资金集中支付,对票据的取得严格把关,防止挤列成本,确保发票的真实、合法、合理。三是进行事后监督。严格审查发票的手续是否完备,要素是否齐全,印章是否合规,对超计划、改变项目的支出要查明原因。

      完善监控机制,提高经费使用效率。一是建立大额发票反馈制度。财务部门建立发票报销登记制度,记账时加注“关键字”,随时查阅,掌握大项经费开支内容;根据报销发票的时间、项目、金额等情况,与供货商实地或网上核实发票真伪,既约束经办人员自觉遵守财经纪律,提高经费使用效率,也促使供货商照章办事,依法经营。二是建立集中采购供应制度,物资集中采购,货款统一支付,加强对发票的管理控制,杜绝不良发票的产生。

      利用现代手段,引入网络信息管理控制。首先是利用电子商务信息,加强对发票的管理控制。市场经济条件下,商品价格变动频繁,财务部门应建立物资价格数据库,了解市场动态,为核查发票的三性提供依据。其次是充分利用网络手段。网络提供大量的经济信息,网上购物已成为重要的采购方式。网络采购可以减少现金交易,保证资金、票据安全,提高工作效率,节省各种间接性支出。因此,网络信息建设也是企业财务工作者所必须关注的课题。

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