一、充分准备明确目的 内部审计人员首先需要明确沟通目的,第一次沟通主要 目的可能在于建立关系。但是在审计的计划和现场工作阶段, 收集证据是主要的,建立关系永远应作为一个子目标。 二、了解公司管理需求 内部审计人员需要充分了解公司管理层的期望。同时也 要向管理层说明审计的流程和希望得到的帮助,这样更有助 于内部审计工作的顺利开展。 三、巧妙设计提问 仔细考虑提出问题的措辞是很重要的,要避免指责性或 领导性口吻;采用开放性的问题,引出受访者的谈话;探询性 的问题使受访者明白我们做了准备工作并且乐于倾听;但在 舞弊调查中某些使对方恼火的问题有益于得出真相;同时需 要注意,只有充分了解公司业务的细节,才能提出有效的问 题。内部审计人员需要准备一个提纲以便提高沟通的效能。 四、选择适当环境 将沟通安排在一个使受访者感觉舒适的环境中是有益 的。如选择受访者的工作场所进行沟通,将有助于现场了解业 务过程;在沟通涉嫌舞弊者时,选择降低受访者心理紧张情绪 的环境是利于沟通的。 五、考虑出席人数 沟通时,通常过多的沟通者会给受访者造成心理上的阻 碍;当然,沟通时万一其内容出现问题,有一个相对中立的第 三者在现场是有益的。如果主要进行没有威胁性的沟通来了 解商业运作的过程,此时多人互动更有利于全面的获取信 六、控制沟通时间 内部审计人员需要事先为沟通设定一个时间限制,尽量 不超过一小时;如果预估沟通会超过一小时,最好将沟通分步进行。 七、闲聊的适当性 闲聊可能是适当的,也可能是不适当的,这取决于沟通者 的目的和受访者的性格。特别是第一次与某个人进行沟通时, 应紧扣即将涉及的业务事项。作为内部审计人员进行沟通时, 必须避免与受访者建立某种个人关系,以免影响独立性。 八、获取受访者的信任 如果缺乏信任,沟通就会像挤牙膏,双方都会很痛苦。另 外,如果缺乏耐心,急于得出结果,可能就会让受访者感到不 舒适,反而影响沟通的效果。因此,在沟通的结尾,总结所得到 的信息是有益的。 九、善于倾听保持耐心 应该去多“听”,“说”有时并不是必要的。理想的情况下, 谈话中应该有80%的时间是受访者在谈。突出倾听,可以创造 相互信任的气氛,也可帮助确认了解到的信息。 十、注意身体语言 非语言行为传递的信息占50%。因此,不仅要注意一个人 所说的话,还要注意他的语速、语调和身体语言。内部审计人 员,重要的是通过身体语言表明真诚,表明要提供帮助而不是 进行责备。如果能够得到诚实公正的对待,大多数人会采取合 作的态度。 十一、保持渠道的畅通 受访者常常在沟通后的1~2天会想起一些重要的信息。 如果表现出尊重的态度并且欢迎随时见面,有时会得到补充 的信息。内部审计人员需要敞开大门,欢迎随时打电话,提问 题,或者讨论没有谈过的但是应该讨论的问题,让受访者知道 与内部审计部门沟通的渠道是畅通的。