如何从原始凭证中的奇异现象发现问题

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理财

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期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2005 年 12 期

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      原始凭证是在经济业务发生时取得的,载明经济业务发生和完成情况的书面证明,是明确经济责任,进行会计核算的原始依据。

      一、要善干从原始凭证的奇异数字中发现问题

      在实际工作中,我们可以根据以下两种方法辨析奇异数字:

      1.根据数值大小辨析奇异数字

      从数值的大小变化发现奇异数字,要根据自己的工作经验和自己熟识的领域,凭自己的专业判断能力来把握经济业务本身的界限。我们知道,在会计资料中某一个数字的大小是受经济业务性质的限制的。如单价10000元,这一数字在"固定资产"购买发票中出现很正常,但如果在购买"低值易耗品"发票中出现就太大了。

      2.根据数字的精确度辨析奇异数字

      有些经济业务反映在原始凭证中,不仅有大有小,有整数有小数,而且还有精确度的问题,在原始凭证中如果出现该精确的不精确,不该精确的却精确到脱离实际的程度,则属于奇异的数字,这时财务审批人员就需要多问一个为什么。如前面提到的120.80元,作为宾馆收费标准就太不符合正常的情况,极少有宾馆将其收费标准精确到0.8这个程度的。又比如,某职工报销餐费的发票上金额为1000元,也存在不合理的地方,很少有餐费恰巧为1000元整数的。

      二、要善于从原始凭证的特殊时间中发现问题

      我们知道单位的任何一项经济业务的发生都有其特定的时间,如果原始凭证上没有反映经济业务发生或记录的特定时间,或者反映、记录的特定时间与经济业务内容相矛盾,应将其视为奇异的时间。例如职工差旅费报销凭证上的时间必须与出差人员的地点、所乘的交通工具、办理业务的特定时间相符,否则就是奇异时间。比如小王8月1日去北京出差,8月11日返回到长沙,但小王持有10日早上8点钟北京至长沙的飞机票要求报销,如果是坐飞机,8月10日就应该到长沙。象这种情况就有两种可能,一是小王的确是坐10日的飞机回来的,但为了多得一天的出差补助,在填报销单时有意填8月11日到长沙;二是小王是坐其他交通工具回来的,但是弄到一张飞机票可以多报一些钱,具体是什么问题需要进一步查清。

      另外,一项经济业务发生的过程总有一个适当的时间期限,如果超过了这个时间期限,则发生的经济业务显然有一定的问题。例如2005年8月份某部门报账人员拿来一张餐费发票和原始签单,查看原始签单,都是2003年1月至2003年6月半年中该部门在某一餐馆签单招待费用。这一业务所反映的时间,离报账时间有2年多时间,我们也应该把它作为奇异时间,可能是由于当事人没有及时结账造成的,也有可能纯属虚构。

      一般来讲,审批人员发现原始凭证上的时间出现问题,或存有疑点,可以按下面步骤进行分析:

      三、要善于从原始凭证的单位名称中发现问题

      单位财务审核人员一般对于经常有经济业务往来的单位都很熟悉,但是如果发现原始凭证上的客户名称自己根本就没有听说过,而且当事人也说不清楚的,审批人员就应当将其视为"奇异的往来单位"。在实际工作中,我们可以根据往来单位的业务范围、购销业务是否涉及第三者或其他方面、往来结算的期限长短等来辨析。如小张拿来一张发票要求报销,业务内容是购买办公用茶叶,出具发票的单位是一家电脑公司,这显然有点"不搭边"的感觉。

      四、要善于从不合逻辑的交易事项中发现问题

      所谓逻辑,简言之,就是指人的思维规律。运用逻辑推理是人们认识问题的重要方法之一。事物之间广泛地存在着各种各样的逻辑关系。经济业务的数量关系,存在着一种简单的逻辑关系,运用逻辑推理发现问题,就是根据事物之间的逻辑关系去揭发假象,认识真相。在日常经济活动审批中,运用逻辑推理对原始凭证把关的事例很多:如原始凭证中,数量乘以单价等于金额,这本身就是一种简单的数学逻辑关系;产品的销售时间肯定发生在产品的生产时间之后,材料的领用时间肯定发生在该种材料入库之后,差旅费的发生期间肯定是员工出差的期间等等,就是根据有关的时间、地点与经济业务的逻辑关系来判断的。没有原材料的采购活动,就不可能有原材料的采购费用的发生,这是根据事物之间的主从逻辑关系来判断的。值得注意的是,我们进行逻辑推理的目的是为了在凭证审批时及时、有效发现会计舞弊和会计欺诈的现象,不能完全依靠逻辑推理来下结论,必须将逻辑推理和其他判断方法相结合,如前面提到的函证法、询问法等。

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