被审计单位电子资料库（以下简称资料库），是指以电子文件的形式表达的被审计单位的基本情况、经济运行、管理情况和审计情况的有关资料的集合。建立被审计单位电子资料库，把各被审计单位的有关资料收集、整理起来形成一个资料系统，能方便审计人员查找，对节约审计时间、提高审计效率、降低审计成本将起到积极的作用。 资料库的结构 包括以下两个方面内容： １．基本资料。主要收集和录入被审计单位的基本情况，包括主要领导、内部机构设置及相应负责人情况、人员实力、经费供给情况、职责任务、年度计划等，有助于审计人员在短时间内了解被审计单位的概况，为审计工作的开展打下良好基础。 ２．各专项审计项目资料。主要收集和录入被审计单位历年各专项审计项目资料。包括预算审计情况、预算外经费审计情况、经济效益审计情况、基本建设审计情况、经济责任审计情况、财经法纪审计情况等。有助于审计人员从整体和局部把握被审计单位的经济运行以及审计活动的历史和现状。如预算外经费审计项目包括被审计对象的预算外经费收入的项目、范围、规模等方面的情况；被审计对象存在的主要问题及其主要评价、处理结果和整改落实情况等，以及审计过程中产生的有保存价值的工作表、分析材料、统计资料等。 资料库资料的收集 １．从日常审计工作中收集资料。直接从日常审计工作中收集有关资料，具有内容及时、完整、准确的特点。它是收集被审计单位资料的一条主要渠道，要求资料收集工作必须紧跟审计工作进程，对审计活动中所形成的文件资料及原始记录进行及时收集、整理，以便全面、真实地反映整个审计活动的全貌，保证资料的有效性、完整性、真实性，并经得起时间的检验。 ２．从已审结的审计档案中收集资料。审计档案是审计实践的具体记录，反映了被审计单位的主要职能活动和被审计情况，具有资料储量大、信息丰富的特点，是审计实践经验的结晶。对审计档案中相关资料的收集应本着完整、精炼、有效的原则，并保持资料库与档案在内容上的一致性。另外这种查找、收集活动也有利于审计人员理清业务历史思路，从而形成新的观点和方法。 ３．通过与其他经济监督部门配合收集资料。随着市场经济的发展，经济活动日益交错，一项经济行为往往与其他行为联系在一起，可以从数个方面加以判断、分析。因此，审计部门在收集审计资料时，不仅要从本单位、本部门入手，还应积极协调其他经济监督部门，利用他们在业务知识、工作手段等方面的优势，努力吸收他们的监督成果，从而使审计工作事半功倍。 ４．由被审计单位提供相关资料。审计部门要求或由被审计单位主动提供有关资料，特别是经济活动资料，可以弥补审计部门资料收集过程中的死角和不足，是资料库的有益补充。 资料库资料的整理 １．资料的分类。审计资料种类较多、内容繁杂，因此必须对资料按不同单位、进而按各审计项目进行科学化、规范化地分类。同时，随着时间的推移，资料的数量会越来越多、信息量会越来越大，所以资料有必要按时间顺序排列。这样既能避免查找上的不便，又可以保证资料的系统性、连续性和完整性，有利于审计人员理解各专项审计项目的历史发展过程，从中把握运动的规律，形成科学的观点、方法，从而降低审计风险，提高审计工作质量。另一方面，也有助于被审计单位抓好财经管理，促进审计部门和各被审计单位的联系与沟通，形成良好互动。 ２．纸性资料的磁性化。被审计单位的有关资料一般分为电子资料和纸性资料，对于计算机形成的文档、图表、文件，数码影音器材形成的影音资料等电子资料，经归类后可直接添加进资料库中。对于纸性资料，则应将其转化为电子文件资料。不同形态属性的纸性资料，有不同的磁性化过程。审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可通过“清华”、“尚书”等ＯＣＲ软件转化为数据资料；重要工作、物证现场以及不宜以文件形式归入资料库的资料，可通过扫描仪扫描成图片文件；审计过程中形成的录音带、录像带、证人证言及听证会等音频、视频资料，可通过数字采集卡转化为计算机音、视频文件。 ３．资料的链接。为发挥现有资料的作用，方便审计人员查找，提高资料利用效率，还应对资料进一步实现链接化。可以采用电子检索系统，借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，实现多途径、多角度的链接。将不同类别审计项目资料链接起来，实现资料的横向联系；将不同年度审计项目资料链接起来，实现资料的纵向联系；将同一大项目中不同子项目资料链接起来，实现资料的综合联系。通过链接，使资料库成为相互联系的统一体，其中每一项资料都通过不同链接方式与其他相关资料产生联系。当审计人员要查询某类审计项目资料时，通过检索，便可以方便调用有关资料。 资料库的管理和使用 １．要实现资料库管理的专门化。资料库的建立和完善是一项具有长期性、复杂性的工作，因此要设立专职或兼职资料库管理人员负责本单位的资料库管理工作。鉴于当前审计部门人少事多的矛盾仍十分突出，可在大单位审计局设专职资料库管理人员，其他各级审计部门设兼职管理人员，负责被审计单位有关资料的收集、整理和资料库的管理工作。
