内部审计档案管理的方法

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审计与理财

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期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2003 年 09 期

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      (一)传统的档案管理方法即手工操作法。传统档案管理方法即手工操作法是当前审计档案管理采用的一种主要方法,它要求档案管理部门(人员)必须坚持实行《档案法》所规定的统一标准,收集审计资料要齐全,立卷次序要规范。审计人员在收集整理审计档案资料时要进行认真审核,按照具体审计项目的内容进行筛选归类,如财务收支审计类,经济责任审计类,建设工程审计类等,切忌"一锅煮"和"打捆式"归类。档案管理的方法主要有以下几个方面:首先,案卷内文件分四个单元为序进行排列,即:结论性文件材料→证明性文件材料→立项性文件材料→其他备查文件材料。其次,档案管理方法,审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则为:正文在前、附件在后;定稿在前、修改稿在后;批复在前,请示在后;批示在前,报告在后;重要文件在前、次要文件在后;汇总性文件在前,原始性文件在后。此种单元排列法也可以称为倒次序或逆程序排列法,这样排列的案卷便于查阅、使用。也符合审计文书格式化,案卷组合标准化。第三,审计文件材料采取按项目立卷,按单元排列的方法。一个审计项目可立一个卷或若干个卷,但不得将几个审计项目的文件材料合并立一个卷。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。第四,审计档案在划定保管期限时,应当根据审计项目案卷的保管价值按有关规定来确定审计档案保管期限。在划定保管期限的基础上,应当采用"年度-保管期限-审计类别"的方法编目。审计档案排列方法应当统一,前后保持一致,不可任意变动。第五,审计项目一经实施,立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料;审计终结时,立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷的方法和规则进行组卷,经审计组组长或审计机构负责人审核后,交审计档案管理人员复查,依照有关规定进行案卷的编目和装订。审计案卷应在审计项目结束后的一个月内归档,于次年6月底以前按有关规定向本单位档案管理部门移交。第六、各级审计部门应当建立审计档案登记制度,及时将本单位审计档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记。审计档案仅限本单位审计部门内部查阅,若外部人员查阅,须报经审计部门负责人及档案管理部门负责人批准。在这里特别强调一下,归档材料的范围界定要清,材料取舍要审慎,既要把历史记录完整地保存下来,又要把重复多余的、无保存价值的附件去掉,使保存的审计档案达到完美无缺的效果。

      (二)审计档案微机管理法。电子文件档案是人们在操作计算机过程中产生的,它是若干数字化码的组合,繁琐的编码、解码过程全部在计算机里完成,离开计算机人们将无法读取所需的信息。利用微机立卷归档,可以加快档案检索速度,微机检索是将文件的责任者、标题、形成时间和主题等信息输入微机,微机即可快速调出符合要求的所需文件,利用者可直接达到查阅的目的,并将其所需的内容进行打印,还可以在微机的帮助下调出纸质文件等功能,建立内部网站,为利用者提供方便。多媒体技术是一种把声音、文字、图象和摄像等信息综合于一体,通过计算机进行处理和传输的信息技术。利用者只要有一台联网的微机,在利用时,就可以不受时间、地点的限制,根据自己的密级查阅到自己所需要的资料。这种利用方式极为灵活,不仅能够提高审计档案利用效果,还能体现审计档案为经济建设、企业通信发展服务。

      (三)人工、微机相结合操作法。实行人工和微机相结合后,档案管理人员只要将应立卷审计档案资料收集完整,首先按类别进行归类,尔后按时间先后、文号大小号进行排序,编入页码及卷宗序号,按事先设置好的程序输入微机进行处理,并自动打印成卷内目录附在案卷首页,然后人工进行装订成册(装订时必须剔除金属物)。实践证明,通过人工和微机相结合处理的审计档案,案卷既整齐规范,查找时一目了然,也为利用者提供了迅速、准确、快捷的查找方式。

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