首先，根据审计工作的需要，将所有费用支出按大类建立ＥＸＣＥＬ工作簿，分年度设立若干个工作表，如租车费、进餐费等工作表，在工作表中设立凭证号码、发票时间、发票号码、经手人、商品名称、金额、发票使用范围等字段名，便于有目的地进行分析。 其后，根据审计目的的需要，分别对数据进行必要的转换、分析与处理。我们对发票号码由小到大、发票时间先后为序进行排序；对商品金额及经手人进行筛选；对商品名称、发票使用范围进行分类汇总；通过上述操作，从中查出费用支出方面的严重违法乱纪问题。 虚假发票都具有以下的特点： １、内容不合理，发票内容与开票单位的经营范围不相符。如五金用品商店开具购烟、酒发票。 ２、时间不合逻辑，同本顺号发票所开具的时间却时隔几年，且开票的时间顺序颠倒。如我们在对某渔场进行审计时，发现司机２０００年５月报销Ｎｏ１２０００９８＃修理费发票，１９９８年１２月报销Ｎｏ１２０００９９＃修理费发票，对此人三年间经手报销汽车费用进行排查后，确认其虚报费用４９００元。 ３、经手人不合规，重复多次报帐。如同一人同时同地购相同商品分多次报销，一年内多次更换汽车发动机主配件等。 ４、数额不合理，一般虚假发票数额大，金额整且顺号多，与单位的业务量不相符，表现突出的是假招待费、假租车费。 ５、发票的使用范围不合规，如我们对某局实施离任审计时，将其单位１９９４年—２０００年近１０００万元的工程支出进行分类汇总、筛选，审计发现其结算票据不 合规金额为３６８１２４３元，致使国家漏征税金及附加计１２１４８１．０２元。在利用ＥＸＣＥＬ对数据进行分析、汇总时，要注意以下几点： １、选择字段名时要简洁，便于操作。 ２、在录入原始数据时，字段名要前后一致，包括字与字之间的距离，否则在排序、分类时都会受到影响。 ３、在录入日期、凭证号时，注意在１０以内的单数前要加上０，如２０００年２月８日第６＃凭证应输应输为２０００．０２．０８．０６＃，否则当处理的数据多时，计算机会出现误排。 ４、将所有原始数据录入后，再未进行排序、分类汇总之前要备份，以免误操作或经过重复多次的排序、分类引起数据之间的错位。 ５、为防范审计风险，在审计中发现虚假发票取证后，要与最初始的数据进行核对。
