审计文书的信息化处理

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秘书之友

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期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2001 年 10 期

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      审计文书包括审计报告、审计调查报告、汇总审计报告、专题汇报、各类工作总结、领导讲话、典型发言、审计决定、审计意见书等能够改写成简报信息的各种审计文字材料。

      审计文书的信息化处理,应根据文书种类的不同而采用不同的方法。

      1、一花多果法

      指对信息含量较大的审计文书进行切块改编,使一篇审计文书产生多篇简报信息,此法适用于改编审计调查报告、综合审计报告、工作总结等报告类文书。

      审计调查报告、综合审计报告等报告类文书反映的问题比较重要,包含的内容比较多,但由于篇幅较长,加之有些报告欠精炼、语言又太专业,党政领导很难在较短时间内读完读懂,这就必然影响其作用的发挥。审计报告中的有些问题本来很有决策价值,但由于这些问题和其它一般性问题混在一起,这就很难引起领导的注意。如果选择其中几个相对独立的问题进行切块加工,实行一事一报,就会由于文章短、形式活、内容突出而引起党政领导的重视,进而促成一些重大问题的解决。对一些报告类文书进行切块加工时,要注意根据信息报送对象的需求,增加或完善原因、建议部分。

      工作总结的信息含量也比较大,但它主要是正面情况,适合加工成多个成果类或经验做法类的简报信息。如工作总结导语部分讲述的总体成果,正文中罗列的各种专业审计成果、队伍建设和基础工作成果等,只要是突出的都可单独编为成果类信息。一些既有成果又有先进做法的部分,可加工成经验做法类信息。

      2、多花一果法

      指从多篇审计文书中抽取某个共性问题加工成简报信息的方法。其适用范围为加工处理审计报告、审计决定和审计意见书以及存在某一共性问题的其它审计文书。除审计调查报告、汇总审计报告、专题审计报告、工作总结、领导讲话外,其它审计文书一般很难单独加工成有采用价值的信息,而通过对十几份乃至几十份审计报告或审计决定的分析归纳,就能从中捕捉到具有普遍性、倾向性、苗头性的问题,这样的问题往往容易引起党政领导的重要。与一花多果法相比,此法运用起来比较费力,因为实际操作中既要运用共性合一分析法进行分析归纳,又要在文字上进行重新组合。但运用此法加工出来的信息层次较高、履盖面较广、价值较大。

      3、压缩法

      整篇内容篇幅过长的审计文书可采取缩写的方式,对原文进行压缩、概括,去掉一些不典型、说服力不强的文字,使其变得文脉清晰、篇幅短小。这种方法主要适用于对一些经验交流稿的改编。一些不适合切块改编的审计调查报告或重要审计报告,也可采用此法。

      运用压缩法要注意以下几点:

      一是要体现原文的中心思想,不能脱离原文而另立中心;二是要在保留原文主要观点、材料的基础上,剪去“枝叶”保留“主干”;三是不能破坏原文的基本结构。

      4、剪枝法

      此法适用于加工处理各类审计文书。运用剪枝法,有时保留的是主干,有时只保留一个最具信息价值的侧枝,即几个问题中最有代表性的一个。

      与压缩法不同的是,剪枝法所保留的既可以是原文中某一局部的有特点的内容,也可以是原文的核心内容。

      5、调研扩充法

      指将审计文书中有信息价值的材料分离出来,经进一步调研完善后,加工成内容完整、层次较高的信息的方法。对审计中发现的一些管理上、政策上以及其它方面的问题,在撰写审计报告、审计意见书时往往因篇幅所限,不可能详细具体地表述。但这些情况却是开发高层次信息的素材,在审计文书中筛选、捕捉到类似素材后通过一定的调研活动,就能获得极有价值的信息。另外,当采取一花多果法、多花一果法和剪枝法编写简报信息需要要增补完善一些内容时,也只用调研扩充法来完成。

      6、原文照搬法

      对一些内容、语言不可随便改动但又十分重要、篇幅不长的审计文书可将原文照搬到简报信息中去。此法主要适用于对领导讲话稿的改编。原文照搬时要尽量保持原汁原味,不得随便增删或改动原意。原文照搬有全部照搬和部分照搬之分。照搬,也只是相对而言,编发简报时在文章开头、结尾及中间适当增加一些过渡、衔接词语还是有必要的。

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