如何有效预防错账

      大家知道，错账往往是在结账、对账和编制会计报表的时候才被发现，最常见的错账是明细账与总账对不上。其主要原因是记账错误（登记账簿错误），包括明细账登记错误和总账登记错误。根据笔者的体会，如果在编制记账凭证科目汇总表（“丁”字汇总表）和结合记账凭证科目汇总表登记账簿两个环节采取下列办法，就可以有效地控制和防止错账的发生。

      一、认真编制记账凭证科目汇总表底稿

      记账凭证科目汇总表底稿是采用“丁”字形式汇总记账凭证科目的工作底稿。科目汇总表是根据记账凭证科目汇总表底稿编制的，是登记总账的依据。认真编制记账凭证科目汇总表底稿，有助于准确登记账簿和账账相符。具体要求是：

      １在汇总每一张记账凭证时，需将记账凭证的编号登记在金额数字之前。例如，根据１５＃转账凭证“借：生产成本１１００００贷：银行存款１１００００”，“丁”字汇总格式如下：

      这样做的好处有二：一是如果出现汇总错误（试算不平衡），在查找错误时，可根据编号迅速找出所要查找的记账凭证。如果不登记记账凭证编号，在查找某一金额数字时，需查找许多记账凭证，甚至查遍所有记账凭证，才能查到所要查找的金额数字，费时费力，自不待言；二是可根据此记账凭证科目汇总表底稿逐笔核对登记账簿（方法详述于后）。

      ２根据一借多贷或一贷多借的规则，有些记账凭证的同一会计科目有几笔发生额，汇总时应逐笔汇总登记，而不应将发生额相加之和一笔登记汇总。如２０＃记账凭证“借；管理费用———差旅费１８６０００、借：管理费用———办公费１１０００、借：管理费用———其他１５０００，贷：现金２１２０００”，涉及到管理费用３笔发生额，汇总时不应将管理费用相加之和２１２０００一笔登记汇总，应分笔汇总如下：

      二、结合记账凭证科目汇总表底稿登记账簿

      首先，会计人员在登记账簿时，应做到“心静”。只有心静，注意力才能高度集中，做到红、蓝字分辨清楚，借、贷方记录准确。

      其次，在登记每一笔账时，一方面在记账凭证上划上“”的符号，表示已登记过。另一方面，在记账凭证科目汇总表底稿逐笔划上“”符号，表示业已核对登记过，并注意检查账户与科目名称是否相同，借贷方向是否一致，金额是否相符。登记总账时，亦可按照上述办法分别在科目汇总表和记账凭证科目汇总表底稿上分别划上“”符号，表示已核对登记。采用上述办法登记账簿的好处是：登记账簿的过程实质上已成为检查账证是否相符、明细账与总账是否相符的过程，从而控制账证相符和账账相符，防止错账发生，起到一举两得之效。

      从形式上看，按上述办法登记账簿比较缓慢，实际上是“形慢实快”，因为它可以有效地控制明细账和总账登记准确无误。只要结账无误，一般情况下都能达到明细账与总账相符。