1、取得文本文件数据。向单位索取经过转换的纯文本文件，包括下级单位报送的报表和汇总后的报表。文本文件格式可以是以逗号作分隔符格式(每个记录的字段之间是用逗号分隔开的)，也可以是固定宽度格式(每个记录的字段之间没有分隔符，字段长度固定，同一字段记录加零或空格上下对齐)。索取电子数据的同时，还必须了解被审计单位提供的数据库文件结构，即每条记录中有几个字段，每个字段代表什么内容，字段的长度和类型等。 2、通过EXCEL将文本文件另存为EXCEL97格式文件。具体操作步骤为：打开EXCEL97，单击菜单栏“文件”，在下拉菜单中选择“打开”命令项，在出现的“打开”窗口中“查找范围”栏选择文件所在路径，“文件类型”栏选择“文本文件”，然后在窗口内出现的文件名中选择一个报表文件，单击“打开”按钮；EXCEL97随后出现“文本导入向导”窗口，根据提示，就能把文本文件导入到EXCEL97电子表中。这时，屏幕显示的文件仍然是文本文件，必须另存为EXCEL97格式文件，单击标题栏“文件”，在下拉菜单中选择“另存为”命令项，将数据另存为EXCEL97格式文件。 3、转换格式，为下一步计算机汇总核对报表做前期准备。一是把所有转换成EXCEL格式的报表文件以工作表的形式全部导入一个文件中。二是选定所有工作表表格，对所有表增加表头和列(字段)。具体步骤为：(1)打开所有已转换成EXCEL97格式的报表文件。(2)选定一级单位生成的汇总报表所在文件，根据二级报表数量，增加空白工作表。单击下拉菜单“插入”项下的“工作表”命令，就会生成一张空白工作表，然后执行下拉菜单“编辑”项下的“重复插入工作表”命令，直到满足要求。(3)按照顺序将二级报表复制到空白表。通过拖黑选定一张二级报表数据区域，单击“复制”，在要复制的空白表工作区单击“粘贴”。将全部二级表格复制完毕后存盘。(4)选定所有工作表表格，对所有表增加第一行，在空白单元格内输入表头标示，如上年借方余额、上年贷方余额、本年借方发生额、本年贷方发生额等，也可以对所有表增加第一列，在空白单元格内输入会计报表科目名称标示，如银行存款、现金、流动资产合计等。 4、利用EXCEL97电子表的表间计算功能，设计计算公式，进行报表汇总核对。具体操作步骤：打开以EXCEL97工作表形式保存的文件，增加一张空白工作表，将所有二级单位上报报表中相同栏目数据相加后再减去本级合并报表同栏数据，放在这张空白表中。假设工作表1是刚生成的空白表，表2是单位本级合并报表，表3至表20是所属18个二级单位报送的报表，那么，在空白工作表1的A1单元格输入公式：=SUM(SHEET3：SHEET20!A1)—SHEET2!A1，然后用复制粘贴的方式将所有应输入公式的单元格填充满，报表汇总核对工作完成。 5、检查汇总核对后的数据，找出不为零的单元格，分析原因。根据会计反映真实性原则，二级单位报表汇总数据必须和本级汇总报表相等。所以，如果单元格数据不为零，肯定是报表汇总时做了调整。
