随着数字化转型的深入推进，传统的档案管理方式正在迎来一场深刻的变革。数据档案化作为信息时代档案管理的重要拓展方向之一，为档案部门提供了前所未有的机遇与挑战。在这一背景下，档案部门的职能不再局限于对传统档案的收集、管理、保存和使用，而是面临着“管数据”“控数据”等更为广泛而复杂的任务。在数据档案化背景下进行职能拓展，档案部门在提升数据使用价值的同时，也能对自身在新时代下的角色进行重塑。这意味着档案部门要顺应时代发展，优化数据资源环境，为国家和人民提供更加精准有效的社会服务，从而实现档案工作的高质量、多轨道发展。本文将深入讨论数据档案化背景下档案部门职能拓展的必要性、路径及支撑，分析档案部门为何、如何、以何适应数据时代，更好地发挥自身职能的价值。 1 研究回顾 回顾数据档案化这一发展背景，并结合档案部门的职能现状，对梳理数据档案化与档案部门职能之间的关系，利用数据档案化的发展趋势优化拓展档案部门工作的理念、方法和模式有着重要的参考价值。 1.1 数据档案化研究 近些年来，大数据与数据技术对生产生活的影响越来越大，数据在学界、政府、企业中的地位也越发重要。然而，在大数据应用、数据共享、数据开放的过程中，数据污染、数据缺失、数据失信等风险也逐渐显露。在此情形下，研究确保数据可靠、可用、可信、可控的“数据档案化”应运而生。 关于“数据档案化”研究，有学者对其概念及模式进行了梳理。章燕华[1]将“数据档案化治理”定义为抽象总结出档案工作的核心理念、需求和方法，将其融入数据治理的过程。除此之外，还对“数据档案化”治理的总体框架进行了探索性研究，通过分析研究浙江省的3个典型案例，引申出对数据档案化实践模式、实践经验和发展趋势3方面的初步思考[2]。金波等[3]从“档案数据化”与“数据档案化”双向维度探索了档案数据理论的内涵，认为数据档案化能够促进数据的有序归档与安全保管；安新宇等[4]以数据采集、数据归档过程作为支撑，构建了语义预置、语义固化、语义攀升3种数据档案化模式。 1.2 档案部门职能研究 在传统的档案部门职能研究方面，档案部门职能的现状、档案部门职能的完善与强化以及特定情境下档案部门的角色与职能仍是档案部门职能研究的重点问题。在档案部门职能的创新研究方面，徐拥军等[5]通过梳理省级档案部门、数据管理部门以及两者间职能关系的现状，提出了优化两者间管理的政策建议。王运彬等[6]分析了档案部门参与政府信息公开服务中存在的与相关单位博弈、协同机制不完善、协同合作类型有限等问题，提出了以扁平化改革促进公共服务团队化与流程化改造的路径。詹逸珂等[7]梳理探讨了档案管理“前端控制”的背景、内涵及误读表现，提出了档案部门实践“前端原则”和凸显自身角色的合理路径。而在档案部门参与数据治理方面，大数据时代档案管理的新视角和新职能[8]，以及关于战略规划透视下档案部门参与政府数据治理研究[9]等均为档案部门职能的研究开辟了新方向。 1.3 研究述评 通过对档案部门职能的研究现状进行分析发现，我国档案部门职能的研究模式与研究方向仍较为单一，还缺乏对大数据时代档案部门如何完善、转向、拓展自身职能等方面的研究。同时，大多对档案部门职能的研究重点主要集中于某些职能，对档案部门职能整体规划与拓展的研究较少。而通过分析数据档案化这一发展背景发现，数据档案化背景下档案部门的职能整体朝着数据管理发生了重要转向，这种创新性转变为档案部门的职能重点和发展深度提供了新的方法论和研究范式，并为档案部门在数据时代提升其职能影响力提供了重大机遇。因此，在数据档案化背景下，将档案部门的理念和方法融入数据治理的全过程，能在加强政府部门协作关系、完善数据档案管理机制、强化档案部门话语权方面有巨大的帮助。 2 数据档案化背景下档案事业的发展困境 进入数据化这一信息发展新阶段后，档案部门的工作对象逐步由纸质档案和数字档案向数据档案转型。而由于顶层设计和综合考虑的缺失，档案部门面临档案工作落后于社会实践、数据要素价值未能充分释放、传统工作模式不适应数字环境、政府相关职能部门协同乏力等发展困境，因此档案事业的发展面临新的瓶颈。 2.1 档案工作实际落后于社会实践 2014年，《电子档案管理基本术语》(DA/T 58—2014)中将“归档”界定为“按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程”[10]。2019年，《关于民事诉讼证据的若干规定》提出，以档案管理方式保管的电子数据，人民法院可以认定其真实性[11]。2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，档案部门在这一时期的主要任务包括“推动档案全面纳入国家大数据战略，在国家相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求，实现对国家和社会具有长久保存价值的数据归口各级各类档案馆集中管理”[12]。 上述法规皆表明，在大数据时代，国家政策赋予档案部门数据管理相关权限，同时也对档案部门的工作内容和工作成效提出了更高要求。档案部门作为服务国家、社会和人民的公共文化事业机构，理应顺应数据化发展的潮流，在数据管理方面担负更多责任。然而，现阶段的档案工作却落后于社会实践。一是大多档案部门的工作仅围绕归档展开，而大多数地区单套制还在试点中，原生电子档案较少；二是忽视了数字环境下档案专业化管理的能动性和有效性，未将档案管理方式介入数据管理过程；三是仅将归档视为一种存储策略，忽视了保存业务凭证，维护有机关联的专业化要求；四是未将业务数据纳入归档范围，未重视业务流程记录和“证据留存”，难以符合“合规”“合法”的监管要求；五是档案部门工作落后于电子文件管理进程，例如，第一张电子发票于2013年由某电商开具，而档案部门关于电子发票管理的试点于2021年才开展。
