我国政府信息资源管理的现状及完善

      中图分类号：DF3 文献标识码：A 文章编号：1005-0078(2006)04-036-07

      政府信息资源管理是指管理政府信息资源以完成政府机关任务和提高绩效的过程。①也即是在信息生命周期中，与政府信息相关的计划、预算、组织、指挥、培训和控制。②在理解政府信息资源管理时要注意：首先，政府信息资源管理的重点在于“管理”而不是“信息”，“它是将一般管理中的计划、预算、控制等方法运用到信息这一客体之上”，③在信息周期的每个阶段进行计划、预算、控制，确保政府信息活动能达成行政管理或服务的目标。其次，政府信息资源管理不同于政府信息管理。政府信息管理是从微观的层面上管理信息和信息活动；政府信息资源管理是从宏观的层面上，对信息及相关资源的集中控制。政府信息资源管理侧重于从法律、法规、政策、方针角度来规制信息活动及其资源的管理。

      一、美国联邦政府的信息资源管理

      （一）发展概况

      美国联邦政府在世界范围内率先确立了现代信息资源管理(Modern Information Resource Management)的思想。从19世纪末到20世纪80年代初，美国不断加强政府信息资源管理研究，并制定了很多法律、法规，为信息资源管理提供指导和保障。为加强对政府记录的管理，国会先后成立了八个专业委员会，负责对联邦政府的记录管理情况进行调研并提出具体措施。④1942年制定了《联邦报告法》(Federal Repons Act)，控制文书数量，减少公民和其他组织的负担。1974年底建立联邦文书委员会，作为对公众信息收集负担不断增长的回应。该委员会在1977年报告中提出了770条减少联邦文书负担的建议。

      根据联邦文书委员会建议，国会于1980年制定了《文书节减法》(Paperwork Reduction Act)。该法首次明确提出了“（政府）信息资源管理”概念，并以法律的形式建立了信息资源管理的核心制度。之后，联邦政府还于1993年和1998年分别颁布了《绩效评估法》(Government Performance and Results Act)和《政府文书剔除法》(Government Paperwork Elimination Act)，进一步完善了政府的信息资源管理的法律制度。此外，《电子信息自由法案》(The Electronic Freedom of Information Act)、《隐私法》(Privacy Act)、《消费者与投资者获取信息法》(the Consumer and Investor Access to Information Act)、《电子政务法》(The E-Government Act)和大量OMB发布的规则、政策分别从不同的角度和程度对信息管理相关问题做出规定，⑤从整体上构成了信息资源管理的法律基础和框架。

      （二）信息资源管理的主要特点

      1.严格规定信息资源管理的各个环节。信息管理的过程大致可以分为信息收集、加工、存储、传播、利用等步骤。信息收集是一切信息管理周期的开始，也是信息加工、存储、利用的基础。《文书节减法》对面向公众或特定对象（除了针对政府或其工作人员外）的信息收集进行了严格限制，包括审查程序、目的、时效等方面。根据不同情形，《文书节减法》将信息收集的审查程序分为普通审查程序与紧急程序。普通审查程序是信息收集的一般规定，紧急程序是信息收集的例外规定。为清楚地表明普通审查程序，以流程图示之：

      

      《文书节减法》还规定了在加工、存储、利用、传播信息时必须遵守的规则。比如，发布新的重要的或终止现有的重要的信息产品和服务，必须事先适当地通知公众。⑥

      2.政府的信息资源管理由统一机构协调。美国联邦的信息资源管理是在OMB领导与协调下工作的。《文书节减法》用专章介绍了OMB的职能，主要包括：强化、调整和监督联邦信息资源管理政策、原则、标准和方针的实施；指导和监督信息资源管理；审查和批准机关的信息收集要求；提升公众进入公共信息领域的机会；提供联邦政府雇员关于统计职能方面的培训机会等。联邦政府还在OMB下设立了OIRA，⑦以分担OMB的职责。

      3.保障公众及有关机关参与信息资源管理。信息收集实质上构成了对回答者的负担。既然回答者被要求履行对信息收集回应的义务，则必须给予其了解、参与信息收集过程的机会。《文书节减法》规定机关在申请进行信息收集时，还要同与信息收集有关的公众或受影响机关协商，征求其意见，以评估信息收集的必要性、负担、效用等。

      4.强调战略计划在信息资源管理中的作用。机构的战略计划是政府任务的规划书，可以改善政府任务的运行情况。政府信息资源管理是为完成政府工作任务而服务的，因而，信息资源的运用应该反映机构的战略计划，帮助机构完成其使命。根据OMB第130号文件的要求，政府机构应当制定长期的战略计划，以使信息技术的获取与运行能满足机构目标与工作过程的需要，并反映预算限制，据此确定预算需求；应当确保信息资源管理的运行和决定与组织的计划、预算、财务管理、人力资源管理、项目决定相统一。

      5.由首席行政信息官负责本组织内的信息资源管理。⑧根据《文书节减法》的规定，联邦政府的每一机关首长必须任命一个首席信息官，其主要职责是确保机关敏捷、迅速、有效地实施信息政策和信息资源管理职能。首席信息官是政府机构首长的信息顾问，保证在首长决策时提供相关的信息；同时还是机构间信息沟通的桥梁，通过首席信息官，各机构对其他机构的信息管理情况有所了解，避免信息的重复收集；同时，该官员还是机构信息收集的初次评估者。首席信息官必须具备信息技术的专业知识，他不仅是信息技术的专家，还应当掌握相当的管理知识，以做到统筹兼顾、点面结合。