电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在 通信网络上传输的文件[1]。电子文件的诞生标志着档案工作发展到一个新的阶段—— 电子档案阶段。信息技术融入档案工作，使得档案管理更加高效、迅捷、低成本化，加 上档案电子化和网络化后，最大限度的利用了档案资料，产生了巨大效益。然而，电子 档案和许多新生的信息技术产物一样，从出生时起就面临着许多法律上的尴尬，如电子 档案的法律地位问题[2]、原始性问题[3]、保密性问题[4]等等。随着国际社会对个人 资料的保护，电子档案所涉及的个人的权利问题成为一个十分敏感的法律问题，这个问 题在我国的档案管理中更是突出。 一、电子档案与个人资料 电子档案是传统纸质档案的电子化与网络化产物，与纸质档案有相同的本质，都是文 件存在的一种方式。但是，电子档案与纸质档案也有明显的不同：首先，电子档案中信 息与载体可以分离(信息数据化、载体虚拟化)；其次，可复制性强，复制件和原件不易 区分；第三，信息的稳定性较弱，如修改相对容易，且不留痕迹，信息容易丢失等。[5 ]电子档案的这些特点使得电子档案中的个人资料容易处理，也容易遭受侵害。电子档 案中记载的公民的基本特征和情况的资料，构成个人资料。所谓个人资料，也称个人数 据(personal data)，是指自然人的姓名、性别、年龄、民族、籍贯、住址、学历、职 业、婚姻、家庭、健康、病历、特征等单独或与其他信息共同形成的，足以识别该个人 的资料。这种资料以一定的媒介作为载体，在计算机和计算机网络环境下，通常以网络 、光纤、硬盘和其它硬件设施为载体，采用丰富的表达方式，如符号、声音、动画、电 影、录像等等。 个人资料有如下特征： 第一，个人资料的主体限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主 体资格的人。自然人是个人资料的信息源，个人资料负载了自然人的人格利益，个人资 料应得到法律保护，这是当代保护自然人一般人格权的必然选择。民事主体的外延十分 广泛，除自然人外，还包括法人和非法人组织。法人和其他非法人组织虽然拥有它们在 经营活动中形成的各种资料，但这些资料并不构成本文所研究、讨论的个人资料，即纯 粹关于法人及其它非法人组织的资料不是个人资料。当然在法人及其它非法人组织营业 活动中收集的关于其客户、员工的资料中，有一部分或全部可能会构成个人资料。 第二，个人资料是可以单独或与其他信息结合共同识别特定自然人的资料。在纸张、 证件、文件、硬盘、网络服务器等媒体上储存的个人信息是很丰富的，它们涉及个人的 方方面面，包括姓名、性别、爱好、兴趣、社会保险号码、身份证号码、个人习惯、肖 像、漫画、奖励、职业、收入、学历、婚姻状况、病历等等。其中，有些能直接指向某 人，有些则不能直接指向而必须与其它资料一起才能用于识别某人。能直接指向的，笔 者称之为直接个人资料，如肖像、姓名、身份证号码、社会保险号码，即为此类。与其 它信息结合才能指向的，称之为间接个人资料，如性别、爱好、兴趣、习惯、职业、收 入、学历等等，无法仅通过它们之一就能判断出这是何人的资料。由此可见，间接个人 资料并不是严格意义上的个人资料，它只是一种可能意义上的个人资料。需要指出的是 ，不论是直接或是间接个人资料，它们的要件在于足资识别某人。 第三，个人资料并不必然为个人资料本人(注：个人资料本人是指以个人资料识别的特 定的自然人。)所知。如个人上网时被网络服务提供商非法收集的个人资料，医生掌握 的绝症患者未知的个人现实疾病情况的资料，父母知道的而子女不知道的关于子女出生 地、出生日期的资料等等。个人资料的这一重要特征，不论在理论和实践中都有重要意 义：A、个人资料不仅指个人知道的资料，还包括本人不知而足以识别自己的资料；B、 个人资料保护法保护的不仅是本人知道的个人资料，而且也保护本人不知道的关于本人 的资料，这就提供了在本人不知情的情况下，对个人资料的保护。 第四，个人资料是关于特定或得特定自然人属人或属事之资料。属人的个人资料反映 的是个人资料本人的自然属性和自然关系，它主要包括本人的生物信息。属事的个人资 料反映的是本人的社会属性和社会关系，它反映出资料本人在社会中所处的地位和扮演 的角色。所谓“特定”是指“若某一个别资料得自于某人，而且只有该某人始可能产生 此种结果者，该某人即为特定之人。至于以何种方式来辨识关系人和呈现其间之关系， 则非所问。”所谓“得特定”是指“当某特定人虽然无法单独以资料来确认，但藉由其 他相关资讯之综合研判，仍可得出系某特定人时，此时既可谓该资料系“得特定”为某 当事人所有。例如，从大学考试所公布之成绩统计表中，可以相当简单地查知参加某一 学科考试之唯一考生。”[6] 二、电子档案中个人资料引发的法律问题 (一)问题的提出 在现代社会中，对个人资料的计算机处理和网络传输经常引发各种问题，概括起来有 如下几种： 1.大量的个人资料在不知不觉中被收集、处理、传播、利用，加上计算机资料比对， 使个人资料本人成为无任何隐私可言的“透明人”，让人们普遍感到不安； 2.非法收集、处理、保存和利用个人资料，使个人资料不能与人格保持同一性并带来 其他人格利益的损害等问题； 3.随着信息技术和网络的发展，个人资料经由计算机和网络被非法或不当收集、处理 、利用的可能性大大增强，人们的人格利益以外的合法权益受到个人资料泄漏的影响而 处于极大的危险之中。这些问题使个人资料保护获得越来越多的支持，引起各主要发达 国家的关注。就电子档案而言，国内目前出现的一些情况和现象急需法律来调整和规范 。例如，未经档案所涉及的个人的同意以营利为目的向各有关组织出售其档案记录，档 案管理机关未对电子档案采取足够的安全措施致使个人资料泄露，档案管理机关不允许 档案所涉及的个人查阅档案中的个人资料，通过网络可以查知电子档案中的个人资料等 等。
